Ein Beispiel: Nach einer ruhigen Phase fragt die Geschäftsführung, ob die Krisenkommunikation „eigentlich steht“. Die ehrliche Antwort wäre: Es gibt einen Plan, irgendwo eine Vorlage, und die Pressesprecherin weiß, was zu tun ist – sofern sie nicht gerade im Urlaub ist. Für genau diesen Moment ist eine Checkliste Krisenkommunikation gedacht, die in einer Stunde zeigt, was wirklich vorhanden ist.
Diese Woche ging es um die ersten Stunden einer Lage, wenn das Lagebild unvollständig ist und Botschaften und Freigaben auseinanderzulaufen drohen. Die folgende Checkliste bündelt, was vor der nächsten Lage vorhanden sein muss. Sie ist bewusst kurz gehalten und lässt sich in einer Stunde gemeinsam mit Krisenstab und Kommunikation abarbeiten.
Wozu diese Checkliste Krisenkommunikation dient
Die Checkliste ersetzt weder Krisenplan noch Übung. Sie beantwortet eine einfachere Frage: Ist das, was im Ernstfall gebraucht wird, heute auffindbar, aktuell und bekannt? Viele Organisationen haben die richtigen Bausteine grundsätzlich angelegt. Lücken entstehen meist durch Zeit – Personen wechseln, Vorlagen veralten, die letzte Übung liegt lange zurück.
Prüfen Sie deshalb nicht, ob etwas einmal erstellt wurde, sondern ob es heute funktionieren würde. Ein „Ja“ zählt nur, wenn Sie das Dokument in der Prüfstunde tatsächlich öffnen oder die genannte Person tatsächlich benennen können.
Die Checkliste: zwölf Prüfpunkte
Vorlagen
- Vorlage für die erste Stellungnahme vorhanden? Mit festen Bausteinen für das Bestätigte, das noch Offene und den nächsten Termin mit Uhrzeit.
- Interne Fassung passend zur externen? Die Belegschaft erfährt nie weniger und nie etwas anderes als die Öffentlichkeit.
- Bausteine für die häufigsten Lagen? Zum Beispiel IT-Ausfall, Brand, Lieferunterbrechung – kurz, nicht ausformuliert.
Rollen
- Freigabe mit Namen und Vertretung? Eine Person, keine Funktion – und eine Vertretung mit denselben Befugnissen.
- Sprecherin oder Sprecher benannt? Mit Vertretung und der Gewissheit, dass beide ihre Rolle kennen.
- Rechtliche Prüfung mit Zeitfenster? Wer prüft, ist bekannt, und wie lange die Prüfung dauern darf, ist vereinbart.
Abläufe
- Ein gültiger Stand für Stab und Kommunikation? Eine Stelle führt den Stand mit Zeitstempel, und beide Seiten arbeiten damit.
- Freigabeweg mit höchstens zwei Stationen? Prüfungen laufen parallel und blockieren die Freigabe nicht.
- Reihenfolge der Zielgruppen festgelegt? Wer erfährt was zuerst: Belegschaft, Kunden, Behörden, Öffentlichkeit.
Übung
- Nächste gemeinsame Übung terminiert? Mit Datum, Teilnehmenden und einer benannten ersten Entscheidung, die geprüft wird.
- Maßnahmen aus der letzten Übung erledigt? Oder zumindest mit Verantwortlichen und neuem Termin versehen.
- Vorlagen allen Beteiligten bekannt? Nicht nur abgelegt, sondern einmal gesehen und verwendet.
Der letzte Punkt wirkt unscheinbar, ist aber oft der entscheidende. Eine Vorlage, die niemand kennt, gibt es im Ernstfall nicht. Wer sie in der Lage erst suchen muss, schreibt stattdessen einen neuen Text – und damit einen ungeprüften.
So nutzen Sie die Prüfstunde
Setzen Sie sich mit der Kommunikationsleitung, der Krisenstabsleitung und, wenn möglich, der Person aus der Rechtsabteilung zusammen, die im Ernstfall prüft. Gehen Sie die zwölf Punkte der Reihe nach durch und vergeben Sie für jeden eine von drei Antworten: Ja, Teilweise, Nein.
Wichtig ist, nicht zu diskutieren, wie es sein sollte, sondern festzuhalten, wie es ist. Diskussionen über die ideale Lösung gehören in einen zweiten Termin. In der Prüfstunde zählt nur der heutige Stand. Wenn bei einem Punkt Uneinigkeit besteht, ist die Antwort automatisch „Teilweise“ – denn was unter den Beteiligten unklar ist, wird es im Ernstfall erst recht sein.
Gerade bei der internen Fassung zeigt sich oft, dass sie gar nicht existiert. Warum die Belegschaft die erste Zielgruppe ist, beschreibt der Beitrag Interne Krisenkommunikation: Warum Ihre Mitarbeitenden die erste Zielgruppe sind.
Drei Lücken, die häufig auffallen
Erstens: Die Freigabe ist mit einer Funktion hinterlegt, nicht mit einem Namen. „Die Geschäftsführung“ gibt frei – aber welches Mitglied, und wer, wenn alle unterwegs sind? Zweitens: Die Vorlage für die erste Stellungnahme existiert, enthält aber keinen Platz für das Nichtwissen. Sie ist für eine Entwarnung geschrieben, nicht für die ersten Stunden. Drittens: Stab und Kommunikation führen jeweils eigene Notizen, ohne dass vereinbart ist, welche Fassung gilt.
Keine dieser Lücken ist aufwendig zu schließen. Sie bleiben nur deshalb bestehen, weil niemand sie im Alltag bemerkt. Genau dafür ist die Prüfstunde da.
Was ein „Nein“ bedeutet
Nicht jedes „Nein“ ist gleich dringend. Beginnen Sie mit den Punkten, die die erste Aussage direkt betreffen: Vorlage für die erste Stellungnahme, Freigabe mit Namen und Vertretung, ein gültiger Stand. Ohne diese drei Punkte entsteht in der ersten Stunde vor allem Abstimmungsaufwand. Die übrigen Punkte machen die Kommunikation besser, diese drei machen sie überhaupt erst möglich.
Für jedes „Nein“ und jedes „Teilweise“ halten Sie fest, wer die Lücke schließt und bis wann. Bei Fragen zu Freigabe und Vorabfreigabe hilft der Beitrag Freigabe in der Krisenkommunikation: fünf Entscheidungsfragen. Und setzen Sie den Termin für die nächste gemeinsame Übung, bevor Sie auseinandergehen – sie ist der Test dafür, ob die Lücken tatsächlich geschlossen sind.
Nächster Schritt: aus der Checkliste eine Übung machen
Die Checkliste zeigt, was fehlt. Ob das Vorhandene unter Druck trägt, zeigt erst eine Übung. In unseren Workshops und Seminaren zur Krisenkommunikation schließen wir mit Ihnen die Lücken aus der Prüfstunde, schreiben Vorlagen für Ihre typischen Lagen und testen sie in einer gemeinsamen Übung von Krisenstab und Kommunikation. Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Checkliste mit Ihrem Team durchgehen möchten.
Häufige Fragen
Wie oft sollten wir die Checkliste durchgehen?
Mindestens einmal im Jahr und zusätzlich nach jedem personellen Wechsel in Kommunikation, Krisenstab oder Geschäftsleitung. Sinnvoll ist auch ein kurzer Durchgang vor jeder geplanten Übung.
Wer sollte für die Checkliste verantwortlich sein?
Am besten die Kommunikationsleitung, gemeinsam mit der Krisenstabsleitung. Beide haben ein Interesse daran, dass Vorlagen und Abläufe zusammenpassen, und beide merken im Ernstfall zuerst, wenn etwas fehlt.
Was tun, wenn fast überall „Nein“ steht?
Dann beginnen Sie mit den drei Punkten zur ersten Aussage und setzen die nächste Prüfstunde in wenigen Wochen an. Ein ehrliches Ergebnis ist der beste Ausgangspunkt – deutlich besser als eine Liste voller Häkchen, die im Ernstfall nicht trägt.
Können wir die Checkliste an unsere Organisation anpassen?
Ja, und das ist sinnvoll. Ergänzen Sie Punkte, die für Ihre Branche wichtig sind, etwa Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden. Halten Sie die Liste aber kurz genug, dass sie in einer Stunde prüfbar bleibt.
