Angenommen, Sie holen drei Angebote für einen Krisenplan ein. Das erste umfasst eine strukturierte Vorlage mit Platzhaltern, das zweite eine Erstellung auf Basis von zwei Interviews, das dritte eine begleitete Einführung mit Übung. Alle drei tragen dieselbe Überschrift. Was Sie am Ende in der Hand halten, ist grundverschieden – im einen Fall ein Dokument, im anderen die Fähigkeit, im Ernstfall zu entscheiden.
Wer einen Krisenplan beauftragen möchte, braucht deshalb zuerst eine Leistungsbeschreibung und erst danach ein Angebot. Dieser Beitrag beschreibt sechs Bestandteile, die eine vollständige Beauftragung ausweisen sollte, die Nachweise, die Sie sich liefern lassen, und die Abgrenzung zur reinen Vorlage.
Woran Sie erkennen, ob ein Plan Handlungsfähigkeit erzeugt
Ein Krisenplan wird nicht dadurch gut, dass er vollständig ist. Er wird gut, wenn er die Situationen benennt, in denen jemand zwischen Optionen wählen muss, und dazu sagt, wer das darf, ab welchem Auslöser, bis wann und wo es festgehalten wird. Fehlt diese Logik, bleibt ein sauber gegliedertes Verzeichnis von Rollen und Telefonnummern.
Ein Plan ohne Entscheidungslogik ist ein Adressbuch. Das ist nicht wertlos – Erreichbarkeiten braucht jede Organisation. Es ersetzt nur nicht die Klärung, die im Ernstfall den Unterschied macht. Prüfen Sie Angebote deshalb an der Frage, wie viel Arbeit auf die Analyse der entscheidbaren Situationen entfällt.
Krisenplan beauftragen: sechs Leistungsbestandteile
Verlangen Sie zu jedem Punkt eine Aussage im Angebot. „Nicht enthalten“ ist eine brauchbare Antwort, „nicht erwähnt“ ist keine.
- Analyse der entscheidbaren Situationen: Welche Entscheidungen fallen in Ihrem Haus realistisch an, und wie werden sie erhoben – aus Interviews, aus Vorfällen der letzten Jahre, aus bestehenden Prozessen? Dieser Punkt ist der Kern; ohne ihn bleibt alles Weitere formal.
- Rollen und Mandate mit Namen: Nicht nur Funktionsbezeichnungen, sondern benannte Personen, Stellvertretungen und Mandatsgrenzen – also das, was eine Rolle ohne Rückfrage tun darf.
- Entscheidungsdokumentation und Ablage: Ein Protokollmuster, eine Festlegung, wer führt, und ein Ablageort einschließlich Ausweichlösung, wenn das primäre System ausfällt.
- Abstimmung mit BCM und Kommunikation: Der Plan muss zu bestehenden Wiederanlaufplänen, zur Business Impact Analyse und zu den Kommunikationswegen passen. Ohne diese Abstimmung entstehen zwei Wahrheiten über dieselbe Lage.
- Einführung mit den beteiligten Rollen: Ein Termin, in dem die betroffenen Personen den Plan nicht erhalten, sondern durchgehen – mit der Gelegenheit, Formulierungen zu widersprechen, die im Alltag nicht funktionieren.
- Übung zur Überprüfung: Ein Format, das prüft, ob der Plan trägt, mit anschließenden Textänderungen. Ein Plan, der nie getestet wurde, ist ein Entwurf.
Diese sechs Punkte sind anbieterunabhängig formuliert. Sie können sie unverändert in eine Anfrage übernehmen. Wie sich der vierte Punkt inhaltlich füllt, ordnet der Beitrag Business Continuity Management (BCM): Leitfaden ein.
Diese Nachweise lassen Sie sich liefern
Vereinbaren Sie die Ergebnisdokumente schriftlich und mit Fristen. Drei Nachweise sollten in jedem Fall dabei sein:
- Ein Bericht: Was wurde geprüft, welche Unterlagen und Gespräche lagen zugrunde, welche entscheidbaren Situationen wurden identifiziert, wo bestehen Lücken? Der Bericht ist die Grundlage für die interne Begründung der Beauftragung.
- Eine Maßnahmenliste mit Terminen: Je Maßnahme eine verantwortliche Person aus Ihrem Haus, ein Datum und eine Priorität. Eine Liste ohne Termine wandert in einen Ordner.
- Ein Übungsprotokoll: Ablauf, Einspielungen, beobachtete Zeiten, festgestellte Lücken und die daraus abgeleiteten Änderungen am Plan.
Halten Sie zusätzlich fest, in welchem Format Sie die Unterlagen erhalten und dass Sie sie ohne Einschränkung intern weiterverwenden dürfen. Das klingt selbstverständlich, ist es bei standardisierten Produkten aber nicht immer.
Rechts- und Datenschutzseite früh einbinden
Ein externer Dienstleister erstellt den Plan, verantwortet aber nicht Ihre internen Vorgaben. Melde- und Informationswege, Aufbewahrungsfristen für Protokolle, Zugriffsrechte und der Umgang mit personenbezogenen Angaben in Lagedokumentationen gehören in die Abstimmung mit Ihrer Rechts- und Datenschutzseite – idealerweise bereits während der Erstellung und nicht in der Freigabeschleife.
Praktisch bewährt sich ein kurzer gemeinsamer Termin nach dem ersten Entwurf: Die entscheidbaren Situationen liegen dann vor, und die internen Fachbereiche können genau an den Stellen prüfen, an denen es auf Formulierungen ankommt. Allgemeine Hinweise in einem Angebot ersetzen diese interne Klärung nicht und sollten das auch nicht vorgeben.
Abgrenzung zur reinen Vorlage
Eine Vorlage ist ein sinnvoller Einstieg, wenn Sie noch gar kein Dokument haben. Sie liefert Gliederung, Begriffe und eine Struktur, an der entlang Sie arbeiten können. Was sie nicht liefern kann, ist die Kenntnis Ihrer Abhängigkeiten, Ihrer Standorte und der Frage, welche Entscheidungen bei Ihnen tatsächlich schwerfallen.
Wenn ein Angebot überwiegend aus Vorlage besteht, ist das in Ordnung – es sollte dann nur nicht als Erstellung ausgewiesen sein. Fragen Sie nach dem Anteil an Arbeitszeit, der auf Gespräche in Ihrem Haus entfällt. Diese Zahl trennt Vorlagen von Erstellungen zuverlässiger als jede Leistungsüberschrift. Wie eine vergleichbare Beauftragung im Continuity-Umfeld aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Business Continuity Plan erstellen lassen.
Nächster Schritt: Leistungsbeschreibung vor der Anfrage
Schreiben Sie die sechs Bestandteile und die drei Nachweise in Ihre Anfrage, bevor Sie Angebote einholen. Wenn Sie zunächst wissen möchten, wo Ihr bestehender Plan steht, ist die Beratung und Audits im Krisenmanagement der schlankere Einstieg: eine unabhängige Prüfung von Plan, Rollen und Entscheidungsdokumentation mit Bericht und Maßnahmenliste. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Leistungsbeschreibung vor der Vergabe gegenlesen lassen möchten.
Häufige Fragen
Sollten wir den Plan intern schreiben oder extern erstellen lassen?
Beides funktioniert, und der Unterschied liegt weniger in der Qualität des Dokuments als in der Verbindlichkeit. Extern erstellte Pläne bringen Struktur und einen Blick von außen, intern geschriebene Pläne bringen Detailkenntnis. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die entscheidbaren Situationen mit den Beteiligten erarbeitet und nicht abgeleitet werden.
Wie lange dauert eine Erstellung üblicherweise?
Das hängt von der Zahl der Standorte, der Zahl der Rollen und der Verfügbarkeit der Gesprächspartner ab. Fragen Sie im Angebot nach einem Terminplan mit Meilensteinen statt nach einer Gesamtdauer – daran erkennen Sie, wie viel Abstimmung tatsächlich vorgesehen ist.
Was, wenn wir bereits einen Plan haben?
Dann beauftragen Sie keine Neuerstellung, sondern eine Prüfung mit gezielter Ergänzung. In den meisten Fällen fehlen nicht Kapitel, sondern Auslöser, Mandatsgrenzen, Fristen und der Dokumentationsweg.
Wer sollte die Beauftragung intern verantworten?
Sinnvoll ist eine benannte Person aus BCM oder Krisenmanagement mit einem Mandat der Geschäftsleitung. Ohne dieses Mandat fehlen später die Termine mit den Rollen, die der Plan eigentlich beschreiben soll.
