Angenommen, zwei Angebote für eine Krisenstabsübung liegen nebeneinander, und der Tagespreis ist fast identisch. Das erste Angebot enthält ein Vorgespräch, die Entwicklung eines Szenarios entlang Ihrer Prozesse, zwei Beobachterinnen, eine strukturierte Auswertung und einen Bericht mit Maßnahmenliste. Das zweite Angebot enthält einen Trainingstag. Auf der Preiszeile sind beide gleich. Im Leistungsumfang liegen Wochen Arbeit dazwischen.
Wer Trainingsangebote vergleichen will, braucht deshalb kein besseres Preisraster, sondern eine Leistungsliste. Dieser Beitrag beschreibt sieben Bestandteile, die ein vollständiges Angebot ausweisen sollte, benennt die Posten, die gern im Kleingedruckten landen, und zeigt, wie eine Vergleichsübersicht im Einkauf aufgebaut sein kann.
Vergleichen Sie Leistungsumfänge, nicht Tagessätze
Der Satz ist der Kern jedes Vergabegesprächs zu Krisentrainings: Vergleichen Sie Leistungsumfänge, nicht Tagessätze. Ein Tagessatz ist eine Preisangabe für Zeit. Er sagt nichts darüber, wie viel Vorbereitung in der Lage steckt, wie viele Rollen beobachtet werden und ob Sie nach der Übung ein verwertbares Dokument in der Hand halten.
Praktisch heißt das: Bringen Sie zuerst alle Angebote auf denselben Leistungsstand, indem Sie fehlende Bestandteile nachfordern. Erst danach schauen Sie auf den Preis. Sonst gewinnt regelmäßig das Angebot, das am wenigsten enthält – und der Rest wird später als Nachtrag beauftragt.
Trainingsangebote vergleichen: die sieben Leistungsbestandteile
Fordern Sie zu jedem Punkt eine Aussage. „Nicht enthalten“ ist eine akzeptable Antwort; „nicht erwähnt“ ist keine.
- Vorgespräch und Bedarfsklärung: Wird der Bedarf gemeinsam geschärft, und mit wem? Umfang und Format sollten benannt sein.
- Szenarioentwicklung mit Ihren Prozessen: Wird die Lage aus Ihren Unterlagen, Rollen und Abhängigkeiten entwickelt – oder angepasst aus einem Bestand?
- Durchführung mit Moderation: Wer moderiert, wer steuert die Lage, wie viele Personen sind am Übungstag im Einsatz?
- Beobachtung je Rolle: Wie viele Rollen werden beobachtet, woran orientiert sich die Beobachtung, werden Zeiten gemessen?
- Strukturierte Auswertung: Findet die Auswertung entlang der Lernziele statt oder als offene Feedbackrunde?
- Schriftlicher Bericht mit Maßnahmenliste: Welchen Umfang hat der Bericht, enthält er Maßnahmen mit Vorschlägen für Verantwortliche und Termine, bis wann wird er geliefert?
- Nachtermin oder Nachprüfung: Gibt es einen Termin, an dem die Umsetzung der Maßnahmen überprüft wird – und ist er im Preis enthalten?
Diese sieben Punkte sind unabhängig vom Anbieter formuliert. Sie können sie unverändert in eine Anfrage übernehmen und auch bei Angeboten anwenden, die Sie nicht von uns erhalten. Welche Fragen Sie zusätzlich vor der Vergabe klären sollten, fasst der Beitrag Inhouse-Krisentraining beauftragen: 6 Prüffragen vor der Vergabe zusammen.
Versteckte Posten, die den Vergleich verzerren
Die meisten Überraschungen entstehen nicht durch überhöhte Preise, sondern durch Positionen, die in einem Angebot enthalten und im anderen offen sind.
- Reise und Nebenkosten: pauschal, nach Aufwand oder gar nicht ausgewiesen? Bei mehreren Standorten summiert sich der Unterschied.
- Vorbereitungstage: Szenarioentwicklung, Rollenabgleich und Abstimmungen können als eigene Tage abgerechnet oder eingepreist sein.
- Materialien: Lagekarten, Rollenmappen, Einspielungen, Druck und Versand.
- Lizenzen für Übungsplattformen: Wird digital geübt, fallen Nutzungsentgelte an – prüfen Sie Laufzeit, Anzahl der Zugänge und ob die Lizenz nach der Übung endet.
- Zusätzliche Beobachtung: Häufig ist eine Person enthalten, weitere werden separat berechnet.
- Nachbereitung: Bericht innerhalb einer Frist oder „nach Verfügbarkeit“, Korrekturschleifen inklusive oder nicht.
Fordern Sie für diese Punkte eine Aussage auch dann, wenn Sie vermuten, dass sie nicht anfallen. Eine schriftliche Klarstellung kostet nichts und verhindert Diskussionen nach der Übung.
Nebenangebote sinnvoll behandeln
Anbieter schlagen oft Alternativen vor: ein kürzeres Format, eine Kombination aus Kurzübung und Nachprüfung, eine Ausbildung interner Beobachter. Solche Nebenangebote sind wertvoll, weil sie Fachwissen sichtbar machen – sie zerstören aber die Vergleichbarkeit, wenn sie das Hauptangebot ersetzen.
Bewährt hat sich eine klare Regel in der Anfrage: Jeder Anbieter gibt zuerst ein Angebot auf die ausgeschriebene Leistung ab. Abweichende Vorschläge sind ausdrücklich erwünscht, aber als separates Nebenangebot mit eigener Begründung. So bleibt der Hauptvergleich sauber, und Sie verlieren trotzdem keine guten Ideen. Bewerten Sie Nebenangebote fachlich und dokumentieren Sie die Begründung, falls Sie eines auswählen.
Wie eine Vergleichsübersicht im Einkauf aussieht
Für die Vergabeentscheidung genügt eine einfache Übersicht. Legen Sie je Anbieter eine Spalte an und arbeiten Sie die folgenden Zeilen ab:
- Die sieben Leistungsbestandteile, jeweils mit „enthalten“, „optional“ oder „nicht enthalten“ und einer kurzen Bemerkung zum Umfang.
- Die Nebenkostenpositionen aus dem vorigen Abschnitt, jeweils mit der Angabe, ob sie eingepreist sind.
- Fristen: Lieferung des Berichts, Stornoregelung, Ausweichtermin.
- Eine fachliche Bewertung durch die Krisenstabsleitung, kurz begründet.
- Der Gesamtpreis für den vollständigen Leistungsumfang – als letzte Zeile, nicht als erste.
Sinnvoll ist außerdem eine Spalte „Nachforderung“, in der Sie festhalten, was Sie bei welchem Anbieter ergänzt haben. Das macht die Entscheidung nachvollziehbar und erleichtert die Dokumentation für die Revision. Wie sich eine solche Leistungsbeschreibung für den Teilbereich Aktivierung formulieren lässt, zeigt der Beitrag Aktivierung trainieren: die Leistungsbeschreibung.
Nächster Schritt: Angebote auf denselben Stand bringen
Nehmen Sie die sieben Bestandteile, gehen Sie damit durch die vorliegenden Angebote und fordern Sie fehlende Aussagen nach. Für ein Inhouse-Krisentraining weisen wir diese Bestandteile einzeln aus, entwickeln das Szenario mit Ihren Rollen und Prozessen und benennen verbindlich, was Sie nach der Übung schriftlich erhalten. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Vergleichsübersicht vor der Vergabeentscheidung gegenlesen lassen möchten.
Häufige Fragen
Wie gewichten wir Preis und Leistung in der Vergabe?
Legen Sie die Gewichtung vor dem Öffnen der Angebote fest und begründen Sie sie fachlich. Bei Krisentrainings spricht viel dafür, die Qualität der Auswertung und die Ergebnisdokumente stark zu gewichten, weil dort der dauerhafte Nutzen entsteht.
Ist ein Nachtermin wirklich nötig?
Er ist der einzige Bestandteil, der prüft, ob aus Maßnahmen Veränderungen geworden sind. Wenn das Budget begrenzt ist, kürzen Sie eher die Dauer des Übungstags als die Nachprüfung.
Was tun, wenn ein Anbieter keine Preise aufschlüsseln will?
Verlangen Sie mindestens eine Aufteilung in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Ohne diese Aufteilung lässt sich weder verhandeln noch nachvollziehen, welcher Anteil auf die Leistungen entfällt, die Sie tatsächlich brauchen.
Dürfen wir Referenzen verlangen?
Ja, sinnvoll sind anonymisierte Angaben zu Branche, Organisationsgröße und Übungsformat. Inhalte aus Übungen anderer Kunden sollte ein Anbieter nicht preisgeben – Zurückhaltung an dieser Stelle ist ein gutes Zeichen.
