Angenommen, auf dem Tisch liegen drei Angebote für ein Krisentraining. Alle drei nennen einen Trainingstag, alle drei klingen seriös, und der Einkauf tut, was der Einkauf tun soll: Er stellt die Tagespreise nebeneinander. Das günstigste Angebot umfasst einen moderierten Übungstag mit einem allgemeinen Szenario. Das mittlere enthält zusätzlich ein Vorgespräch. Das dritte beschreibt eine Szenarioentwicklung entlang Ihrer eigenen Prozesse, Beobachtung je Rolle und einen schriftlichen Bericht mit Maßnahmenliste. Verglichen wurden drei Zahlen. Verglichen wurden nicht drei Leistungen.
Wer ein Inhouse-Krisentraining beauftragen will, muss deshalb den Leistungsumfang festlegen, bevor Preise nebeneinanderstehen. Sonst entstehen die Enttäuschungen, die später niemand dem Vergabeverfahren zuschreibt: ein netter Tag – und ein halbes Jahr später keine belegbare Veränderung. Dieser Beitrag gibt Ihnen sechs Prüffragen für die Vergabe. Sie machen Angebote vergleichbar, bevor verglichen wird – unabhängig davon, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden.
Warum Tagespreise die falsche Vergleichsgröße sind
Ein Trainingstag ist eine Zeiteinheit, kein Ergebnis. Zwei Anbieter können denselben Tagessatz aufrufen und dennoch sehr unterschiedliche Leistungen erbringen. Der eine bringt ein Szenario aus dem Regal mit. Der andere liest vorher Ihren Krisenplan, spricht mit der IT und baut daraus eine Lage, die Ihre Abhängigkeiten trifft. Der Preis allein sagt Ihnen nicht, was Sie bekommen.
Hinzu kommt, dass der eigentliche Aufwand selten am Übungstag liegt. Vorbereitung, Rollenabgleich, Beobachtungskonzept und Auswertung machen den Unterschied zwischen einem Erlebnis und einer Verbesserung. Tauchen diese Bestandteile im Angebot nicht auf, sind sie entweder nicht enthalten oder nicht beschrieben. Warum ein gut dokumentierter Plan unter Druck trotzdem versagen kann, beschreibt der Beitrag Krisenstab-Training: Warum der beste Krisenplan unter Druck versagt.
Inhouse-Krisentraining beauftragen: die sechs Prüffragen
Klären Sie die folgenden sechs Fragen intern, bevor Sie Angebote einholen. Schreiben Sie die Antworten in die Anfrage. Dann beantworten alle Anbieter dieselbe Frage, und Sie vergleichen Leistungen statt Formulierungen.
- Welche Entscheidungen sollen nach dem Training besser laufen?
- Wer nimmt teil – und wer entscheidet im Ernstfall wirklich?
- Mit welchem Szenario wird geübt – aus unseren Prozessen?
- Wie wird beobachtet und ausgewertet?
- Was liegt danach schriftlich vor?
- Wer verantwortet die Umsetzung der Maßnahmen?
1. Welche Entscheidungen sollen besser laufen?
Ein Training ohne benanntes Entscheidungsproblem trainiert Stimmung. Formulieren Sie stattdessen konkret: Die Entscheidung über eine Produktionsunterbrechung soll schneller fallen. Im Angebot erkennen Sie eine gute Antwort daran, dass der Anbieter Ihr Ziel aufgreift und beschreibt, wie das Szenario diese Entscheidung erzwingt. Eine vage Antwort klingt nach „Sensibilisierung für Krisensituationen“ – das ist ein Thema, kein Ziel.
2. Wer nimmt teil, und wer entscheidet wirklich?
Der Teilnehmerkreis entscheidet über den Nutzen. Wenn die Personen üben, die Zeit haben, statt derer, die im Ernstfall entscheiden, üben Sie eine Organisation, die es so nicht gibt. Ein belastbares Angebot fragt nach Rollen, nicht nach Personenzahlen. Wer nur nach der Teilnehmerzahl fragt, plant einen Seminarraum, keine Übung.
3. Welches Szenario – und woher?
Fragen Sie, woher das Szenario stammt. Wird es aus Ihrer Risikoanalyse, Ihren kritischen Prozessen und Ihren Lieferbeziehungen abgeleitet, oder kommt es aus dem Regal? Ein gutes Angebot benennt, welche Unterlagen es dafür braucht und wie viel Vorbereitungsaufwand darin steckt. Eine vage Antwort verspricht ein „realistisches, branchentypisches Szenario“, ohne zu sagen, woran sich der Realismus bemisst.
4. Wie wird beobachtet und ausgewertet?
Beobachtung ist ein eigener Leistungsbestandteil. Klären Sie, ob es neben der Moderation eigene Beobachterinnen und Beobachter gibt, woran diese sich orientieren und ob Zeiten – etwa bis zur Alarmierung oder bis zur ersten Entscheidung – tatsächlich gemessen werden. Wenn die Auswertung nur aus einer offenen Feedbackrunde besteht, erhalten Sie Eindrücke statt Befunde.
5. Was liegt danach schriftlich vor?
Lassen Sie sich die Ergebnisdokumente im Angebot benennen: Bericht, Maßnahmenliste, Teilnahmenachweis. Fragen Sie nach einer Frist für die Lieferung und danach, wer den Bericht erhält. Fehlt dieser Punkt, verhandeln Sie ihn später nach – aus schwächerer Position.
6. Wer verantwortet die Umsetzung?
Diese Frage richtet sich nicht an den Anbieter, sondern an Sie selbst. Eine Maßnahmenliste ohne benannte verantwortliche Person und ohne Termin ist eine Sammlung guter Vorsätze. Legen Sie vor der Vergabe fest, wer die Maßnahmen nachhält und wem berichtet wird.
Kaufen Sie Ergebnisse, keine Trainingstage
Dieser Satz ist der kürzeste Weg, die sechs Fragen zusammenzufassen. Kaufen Sie Ergebnisse, keine Trainingstage. Beschreiben Sie also nicht, wie lange etwas dauert, sondern was danach anders sein soll und woran Sie es erkennen. Ein Angebot, das Ergebnisse beschreibt, lässt sich prüfen. Ein Angebot, das Tage beschreibt, lässt sich nur unterbieten.
Praktisch heißt das: In der Anfrage stehen Lernziele als beobachtbares Verhalten, der Teilnehmerkreis mit Rollen, die Szenariogrundlage und die geforderten Ergebnisdokumente. Der Preis ist dann das letzte Feld, nicht das erste. Wie aus einer Übung überhaupt ein Lerneffekt wird, ordnet der Beitrag Krisenmanagement-Simulation: Vom Szenario zum Lerneffekt ein.
Was vage Antworten signalisieren
Vage Antworten sind selten böse Absicht. Meist bedeuten sie, dass der Anbieter standardisiert arbeitet und noch nicht weiß, was Sie brauchen. Das ist eine legitime Positionierung – solange Sie es wissen.
- „Individuell nach Absprache“ ohne Angabe, was abgesprochen wird: Der Aufwand ist nicht kalkuliert und wird später zum Nachtrag.
- „Auswertung im Plenum“ als einziger Auswertungsschritt: Es gibt kein Beobachtungskonzept.
- „Dokumentation auf Wunsch“: Der Bericht ist eine Zusatzleistung, deren Umfang offen bleibt.
- „Erprobtes Szenario“ ohne Bezug zu Ihren Prozessen: Der Vorbereitungsaufwand entfällt – und mit ihm der Bezug zu Ihrer Organisation.
Nächster Schritt: die Prüffragen in die Anfrage übernehmen
Nutzen Sie die sechs Fragen als Gliederung Ihrer Anfrage und fordern Sie von jedem Anbieter eine Antwort je Frage. Sie erhalten Angebote, die sich Zeile für Zeile vergleichen lassen. Ein Inhouse-Krisentraining arbeitet mit den Rollen, Prozessen und Szenarien Ihrer eigenen Organisation; Sie erhalten Beobachtungen je Rolle, gemessene Zeiten und eine Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Terminen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Anfrage gegenprüfen lassen möchten.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich ein Inhouse-Training gegenüber einem offenen Seminar?
Sobald es um Ihre eigenen Rollen, Schnittstellen und Entscheidungswege geht. Offene Seminare vermitteln Methodik an eine gemischte Gruppe. Ein Inhouse-Training prüft, ob Ihre konkrete Organisation unter Druck zusammenarbeitet – das lässt sich außerhalb des Hauses kaum abbilden.
Wie viele Anbieter sollten wir anfragen?
Drei sind in der Praxis meist ausreichend, wenn die Anfrage präzise ist. Bei einer unpräzisen Anfrage helfen auch sechs Angebote nicht, weil sie unterschiedliche Leistungen beschreiben und damit nicht vergleichbar sind.
Wer sollte die Angebote fachlich bewerten?
Der Einkauf prüft Formalien und Vergleichbarkeit, die fachliche Bewertung gehört zur Krisenstabsleitung oder zum Business Continuity Management. Bewährt hat sich eine gemeinsame Bewertung entlang der sechs Prüffragen, damit fachliche und kaufmännische Sicht dasselbe Raster nutzen.
Was, wenn wir das Lernziel noch nicht benennen können?
Dann beginnt der Auftrag mit einer Bedarfsklärung, und diese wird als eigener Leistungsbestandteil beschrieben. Ein unklares Lernziel ist kein Hindernis – es unausgesprochen zu lassen, schon.
