Wenn Organisationen ihre Krisenaktivierung üben, beginnt das Szenario meist mit einem technischen Ereignis: Rechenzentrum aus, Cyberangriff, Brand in der Halle. Das ist sinnvoll, prüft aber nur einen Teil der Wirklichkeit. Viele ernste Lagen beginnen leiser – mit einer E-Mail, einem Anruf, einer Pressemeldung. Ein gutes Aktivierungsszenario testet deshalb auch Situationen, in denen kein einziges System gestört ist und trotzdem die Frage im Raum steht, ob der Krisenstab zusammenkommen sollte.
Das folgende Szenario ist ein fiktives Beispiel: Ein Großkunde fällt aus. Sie können es in einer Tabletop-Übung von 90 Minuten einsetzen, um Ihre Aktivierungskriterien zu prüfen. Sie finden hier die Injects, Diskussionsfragen, berührte Kriterien, mögliche Erweiterungen und Hinweise zur Auswertung.
Warum ein Aktivierungsszenario ohne technischen Ausfall?
Bei einem Serverausfall gibt es Messwerte, klare Zuständigkeiten und meist eine eingespielte Eskalation. Bei einem wirtschaftlichen Ereignis ist das anders. Der Vertrieb bemerkt es zuerst, die Finanzabteilung später, die Produktion erst, wenn Aufträge fehlen. Jeder Bereich hält die Lage zunächst für seine eigene Angelegenheit. Genau darin liegt der Übungswert: Das Szenario zeigt, ob Ihre Kriterien auch dann greifen, wenn niemand „Störung“ ruft.
Grundlage sind die fünf Aktivierungskriterien aus dem Beitrag Störung oder Krise: Aktivierungskriterien für Ihren Krisenstab: (1) Gefahr für Menschen oder Umwelt, (2) Ausfall kritischer Prozesse länger als tragbar, (3) absehbare öffentliche oder mediale Aufmerksamkeit, (4) erhebliche finanzielle oder rechtliche Auswirkungen, (5) eine Lage, die die Regelorganisation übersteigt. Haben Sie eigene Kriterien, verwenden Sie diese.
Rahmen: das Szenario in 90 Minuten durchführen
Sie brauchen weder Stabsraum noch Technik. Teilnehmen sollten die Personen, die im Ernstfall über Meldung und Einberufung entscheiden – etwa Krisenstabsleitung, Vertrieb, Finanzen, Einkauf, Kommunikation und Personal, bei Bedarf die Geschäftsführung. Hinzu kommen eine Übungsleitung, die die Injects einspielt, und eine beobachtende Person, die Zeitpunkte und Entscheidungen notiert.
- Minute 0–10: Einführung, Spielregeln und Ausgangslage – ein gewöhnlicher Montag, der Großkunde ist seit Jahren einer der wichtigsten Abnehmer.
- Minute 10–55: drei Injects im Abstand von etwa 15 Minuten, jeweils mit Diskussion.
- Minute 55–70: Kernfrage und weitere Injects für Dienstag.
- Minute 70–90: Auswertung.
Wichtig: Die Übungsleitung verrät nicht, ob es sich um eine Krise handelt. Nach jedem Inject halten die Teilnehmenden fest, ob sie melden, einberufen oder abwarten würden – und warum. Allgemeine Hinweise zur Vorbereitung finden Sie im Beitrag Krisenübung: So wird aus dem Krisenplan echte Handlungsfähigkeit.
Die drei Injects
Mo 08:10 – Großkunde stoppt alle Abrufe ohne Begründung
Der Einkauf des Großkunden teilt per E-Mail mit, dass bis auf Weiteres alle Abrufe ausgesetzt werden. Eine Begründung fehlt, der gewohnte Ansprechpartner ist nicht erreichbar.
- Wer erfährt davon zuerst – und wen informiert diese Person?
- Ist das ein Vertriebsthema oder schon mehr?
- Welche Informationen fehlen, um die Lage zu bewerten, und wer beschafft sie?
Berührte Kriterien: möglicherweise Kriterium 4 (finanzielle Auswirkungen). Eine Einberufung ist hier noch nicht zwingend – entscheidend ist, ob überhaupt eine strukturierte Meldung erfolgt.
Mo 11:30 – Presse berichtet über Zahlungsprobleme
Ein Wirtschaftsmedium berichtet über Zahlungsprobleme des Großkunden. Beschäftigte leiten den Artikel intern weiter.
- Wie verändert die Meldung die Bewertung von 08:10 Uhr?
- Welche offenen Forderungen und laufenden Aufträge bestehen gegenüber dem Kunden?
- Wer spricht mit dem Kunden, wer beantwortet mögliche Anfragen von außen?
- Muss jetzt einberufen werden?
Berührte Kriterien: Kriterium 4 wird wahrscheinlicher, Kriterium 3 (Aufmerksamkeit) ist absehbar – auch wenn sie sich zunächst auf den Kunden richtet. Spätestens hier wird die Grauzonen-Regel relevant: im Zweifel einberufen.
Mo 14:00 – Vertrieb: 30 % des Auftragsbestands betroffen
Der Vertrieb hat nachgerechnet: 30 % des Auftragsbestands entfallen auf den Großkunden. Dieser Wert ist ein fiktiver Szenariowert – passen Sie ihn an Ihre Kundenstruktur an, sodass er spürbar wirkt, aber Raum für Diskussion lässt.
- Welche Folgen hat das für Produktion, Einkauf, Liquidität und Personalplanung?
- Welche Entscheidungen müssen heute noch fallen – und kann ein einzelner Bereich sie treffen?
- Wer informiert die Geschäftsführung, mit welcher Empfehlung?
Berührte Kriterien: Kriterium 4, je nach Auslastung Kriterium 2 (kritische Prozesse) und vor allem Kriterium 5: Die Lage erfordert bereichsübergreifende Entscheidungen.
Krise oder Tagesgeschäft? Die Kernfrage und weitere Injects
Nach dem dritten Inject stellt die Übungsleitung ausdrücklich die Kernfrage: „Krise oder Tagesgeschäft?“ Jede Person notiert zunächst für sich eine Antwort und den Zeitpunkt, zu dem sie spätestens einberufen hätte. Erst dann wird diskutiert. So vermeiden Sie, dass sich alle der ranghöchsten Meinung anschließen.
Eine allgemein richtige Antwort gibt es nicht. Entscheidend ist, ob die Gruppe ihre Einschätzung mit den Kriterien begründen kann und ob unterschiedliche Sichtweisen sichtbar werden. Bleibt Zeit, führen Sie das Szenario am Dienstag fort:
- Di 09:00 – Lieferant fragt nach Kreditversicherung: Ein wichtiger Lieferant berichtet, sein Kreditversicherer stelle Rückfragen zu Ihrem Unternehmen.
- Di 10:30 – Mitarbeitende fragen nach: In der Produktion wird gefragt, ob die Arbeitsplätze sicher sind.
- Di 12:00 – Zweiter Kunde erkundigt sich, ob Ihre Lieferfähigkeit gesichert ist.
Diese Injects verschieben die Lage von einem Kundenthema zu einem Thema, das Ihre eigene Reputation, Lieferkette und Belegschaft betrifft. Spätestens jetzt sollte die Gruppe klären, wer die Kommunikation nach innen und außen koordiniert. Warum dabei die ersten Minuten zählen, lesen Sie im Beitrag Krisenkommunikation: die ersten 60 Minuten.
Was Sie nach der Übung auswerten sollten
- Zeitpunkt der Einberufung: Wann hätte die Gruppe einberufen – und wann laut Kriterien? Die Differenz ist Ihr wichtigster Messwert.
- Anwendung der Kriterien: Welche Kriterien wurden genannt, welche übersehen? Wo waren Schwellenwerte zu unklar?
- Informationsweg: Wer hat wen informiert, und was ging unterwegs verloren? Hier hilft die Struktur aus dem Beitrag Vom Alarmsignal zum ersten Lagebild.
- Befugnisse: War klar, wer einberufen darf? Hat jemand gewartet, weil er sich nicht zuständig fühlte?
- Grauzonen-Regel: Wurde sie angewendet – und falls nicht, warum?
Halten Sie die Ergebnisse in einer kurzen Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Terminen fest. Erst diese Liste macht aus einer guten Diskussion eine verbesserte Aktivierung.
Nächster Schritt: das Szenario mit Ihrem Team durchspielen
Das Aktivierungsszenario können Sie selbst einsetzen – eine externe Moderation erleichtert es aber, offen über Befugnisse und Zeitpunkte zu sprechen. In einem Inhouse-Krisentraining arbeiten wir mit den Rollen, Prozessen und Szenarien Ihrer Organisation, passen Übungen wie diese an Ihre Kundenstruktur an, beobachten die Aktivierung und liefern eine Maßnahmenliste mit konkreten nächsten Schritten. Sprechen Sie uns an.
Häufige Fragen zum Aktivierungsszenario
Für wen eignet sich das Szenario?
Für alle Organisationen, deren Umsatz spürbar von einzelnen Kunden abhängt. Die Injects lassen sich leicht auf Branche, Kundenstruktur und Organisationsgröße anpassen.
Gibt es eine richtige Antwort auf „Krise oder Tagesgeschäft?“
Nein. Die Übung zielt darauf, ob die Gruppe ihre Entscheidung nachvollziehbar mit den Aktivierungskriterien begründet und rechtzeitig handelt.
Müssen die 30 % übernommen werden?
Nein. Der Wert ist fiktiv. Wählen Sie eine Größenordnung, die in Ihrer Organisation ernst genommen würde, ohne die Antwort vorwegzunehmen.
