Ein Beispiel, wie es jede Organisation treffen könnte: Dienstagabend, 22:40 Uhr. An einem Produktionsstandort fällt die Anlagensteuerung aus, die Nachtschicht steht still, eine wichtige Lieferung für den nächsten Morgen ist gefährdet. Der Schichtleiter erkennt, dass jemand den Krisenstab einberufen muss, und ruft die Krisenstabsleitung an. Mailbox – sie sitzt im Flugzeug. Wer die Stellvertretung ist, weiß er nicht genau. Der Werkleiter meint, das sei „eigentlich“ der kaufmännische Leiter, doch der geht nicht ans Telefon. Nach 40 Minuten ist noch immer nichts entschieden.
Niemand hat hier bewusst etwas versäumt – und trotzdem ist wertvolle Zeit verloren. Die Frage, wer einberufen darf, wenn die Leitung ausfällt, muss vorher beantwortet sein. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine belastbare Einberufungskette aufbauen, dokumentieren und testen.
Warum die Einberufung am Ausfall einer Person scheitert
In vielen Krisenhandbüchern steht sinngemäß: „Die Einberufung erfolgt durch die Krisenstabsleitung.“ Das stimmt, solange diese Person erreichbar ist. Krisen halten sich aber nicht an Dienstpläne. Sie beginnen am Wochenende, in den Ferien, während einer Dienstreise oder mitten in der Nacht – also gerade dann, wenn Schlüsselpersonen oft nicht verfügbar sind.
Das eigentliche Problem ist selten die Abwesenheit selbst, sondern die Unklarheit danach. Darf eine Abteilungsleiterin den Krisenstab einberufen, wenn beide Geschäftsführer nicht erreichbar sind? Wie lange soll man es noch versuchen? Sind diese Fragen nicht geklärt, wartet jeder auf jemanden mit mehr Befugnis. Unter Druck sinkt zudem die Bereitschaft, eigenständig zu handeln – ein Muster, das wir im Beitrag Führung unter Druck: 6 Prinzipien für klare Entscheidungen näher beschreiben.
Krisenstab einberufen: die Kette festlegen
Die Lösung ist eine klar definierte Einberufungskette mit drei Gliedern:
Krisenstabsleitung → benannte Stellvertretung → vorab definierte Rufbereitschaft
- Krisenstabsleitung: Sie ist erste Ansprechperson und entscheidet im Normalfall über die Einberufung.
- Benannte Stellvertretung: Eine oder zwei Personen, die ausdrücklich und schriftlich als Vertretung benannt sind – nicht „wer gerade da ist“.
- Vorab definierte Rufbereitschaft: Ein rund um die Uhr erreichbarer Dienst, etwa eine Führungskraft vom Dienst, der die Einberufung auslösen darf, wenn die ersten beiden Glieder nicht reagieren.
Dabei gilt ein einfacher Grundsatz: Eine Kette mit Namen – nicht nur mit Funktionen. „Stellvertretung: Leitung Produktion“ klingt eindeutig, bis die Stelle vakant ist, sich zwei Personen die Funktion teilen oder niemand die Mobilnummer kennt. Hinterlegen Sie für jedes Glied konkrete Personen mit Namen und Kontaktdaten und aktualisieren Sie diese Angaben bei jeder personellen Veränderung.
Einberufungsbefugnis schriftlich regeln – unabhängig von der Hierarchie
Die Einberufungsbefugnis ist eine Aufgabe, keine Frage des Rangs. Wer in der Kette steht, darf den Krisenstab einberufen, auch wenn ranghöhere Personen nicht erreichbar sind. Diese Befugnis sollte schriftlich festgehalten und von der Geschäftsführung bestätigt sein. Nur dann fühlt sich eine Rufbereitschaft nachts um elf sicher genug, tatsächlich zu handeln.
Halten Sie in der Regelung mindestens fest,
- wer in welcher Reihenfolge einberufen darf,
- dass keine vorherige Zustimmung ranghöherer Personen erforderlich ist,
- welche Kriterien für die Entscheidung gelten,
- dass eine Einberufung nach diesen Kriterien nachträglich nicht als Fehlverhalten gewertet wird.
Welche Kriterien das sein können und warum im Zweifel eine frühe Einberufung die bessere Wahl ist, beschreiben wir im Beitrag Störung oder Krise: Aktivierungskriterien für Ihren Krisenstab.
Maximale Wartezeit: wann das nächste Glied handelt
Eine Kette funktioniert nur, wenn klar ist, wann sie weiterläuft. Legen Sie deshalb eine maximale Wartezeit fest, nach der das nächste Glied selbstständig handelt. Wie lang diese Zeit sein darf, hängt von Ihren kritischen Prozessen ab – gemessen wird hier eher in Minuten als in Stunden. Entscheidend ist, dass die Frist festgelegt ist und alle Beteiligten sie kennen.
Im Beispiel oben hätte das bedeutet: Die Krisenstabsleitung ist nicht erreichbar, der Schichtleiter informiert sofort die benannte Stellvertretung. Reagiert auch diese nicht innerhalb der vereinbarten Frist, entscheidet die Rufbereitschaft. Statt 40 Minuten Unklarheit gibt es einen nachvollziehbaren Ablauf. Wer später erreichbar wird, übernimmt die Leitung, stellt die bereits erfolgte Einberufung aber nicht grundsätzlich infrage.
Erreichbarkeit realistisch planen und dokumentieren
Die beste Kette scheitert, wenn niemand abnimmt. Planen Sie Erreichbarkeit so, wie sie tatsächlich ist, nicht wie sie im Organigramm aussieht:
- Private Nummern: Klären Sie, ob private Telefonnummern für den Ernstfall hinterlegt werden, und holen Sie dafür das Einverständnis der Betroffenen ein.
- Reisen: Personen in der Kette informieren ihre Vertretung aktiv, wenn sie unterwegs zeitweise nicht erreichbar sind.
- Urlaub: Stimmen Sie Abwesenheiten so ab, dass Leitung und Stellvertretung nicht gleichzeitig fehlen.
- Zweiter Kanal: Sehen Sie neben dem Mobiltelefon mindestens einen weiteren Alarmierungsweg vor.
Dokumentieren Sie jede Einberufung kurz: Uhrzeit des Signals, wer wann zu erreichen versucht wurde, wer entschieden hat. Diese Angaben sind die Grundlage jeder Nachbereitung.
Die Kette testen: unangekündigter Erreichbarkeitstest
Ob Ihre Einberufungskette trägt, erfahren Sie nicht durch Lesen, sondern durch Testen. Ein unangekündigter Erreichbarkeitstest ist dafür ein einfaches Mittel: Zu einem vorher nicht bekannten Zeitpunkt, bewusst auch außerhalb der Kernarbeitszeit, wird die Kette ausgelöst. Gemessen wird, wie lange es dauert, bis jedes Glied reagiert, und ob die hinterlegten Kontaktdaten stimmen. Die Beteiligten sollten wissen, dass solche Tests stattfinden – nur nicht, wann. Wie Sie solche Tests in ein Übungsprogramm einbetten, lesen Sie im Beitrag Krisenplan testen: die Übung, die den Plan erst gültig macht.
Nächster Schritt: die Einberufung realistisch üben
Eine Einberufungskette auf Papier ist ein Anfang. Ob sie um 22:40 Uhr funktioniert, zeigt sich erst in der Übung. In einem Inhouse-Krisentraining üben wir mit den Rollen, Prozessen und Szenarien Ihrer eigenen Organisation – einschließlich des Ausfalls von Schlüsselpersonen und der gemessenen Zeit bis zur Einberufung. So erkennen Sie Lücken, bevor ein Ernstfall sie aufdeckt. Sprechen Sie uns gerne an.
Häufige Fragen zur Einberufung des Krisenstabs
Wer darf den Krisenstab einberufen?
Grundsätzlich die Krisenstabsleitung. Ist sie nicht erreichbar, sollte eine schriftlich festgelegte Kette greifen: benannte Stellvertretung, danach eine vorab definierte Rufbereitschaft – jeweils mit Namen, nicht nur mit Funktionen.
Muss die Stellvertretung eine hohe Hierarchieebene haben?
Nein. Entscheidend ist, dass die Person erreichbar ist, die Aktivierungskriterien kennt und die Einberufungsbefugnis schriftlich übertragen bekommen hat.
Wie lange sollte man auf die Krisenstabsleitung warten?
Nur so lange, wie vorab festgelegt. Definieren Sie eine maximale Wartezeit, nach der das nächste Glied selbstständig handelt, abgeleitet aus Ihren kritischen Prozessen.
Wie oft sollte die Erreichbarkeit getestet werden?
Wir empfehlen, die Kette mindestens einmal im Jahr unangekündigt zu testen und die Kontaktdaten nach jeder personellen Veränderung zu prüfen.
