Angenommen, Sie holen drei Angebote für eine Krisenübung ein. Alle drei nennen einen Übungstag, alle drei klingen professionell, und alle drei liegen in einer ähnlichen Größenordnung. Beim genauen Lesen zeigt sich: Im ersten Angebot entwickelt der Anbieter das Szenario nach einem Vorgespräch, im zweiten liefern Sie das Szenario selbst, im dritten ist eine Auswertung mit Bericht enthalten – im ersten und zweiten nicht. Verglichen haben Sie bis dahin nur den Tag.
Wer eine Krisenübung beauftragen will, vergleicht deshalb nicht Übungstage, sondern das, was davor und danach passiert. Dieser Beitrag beschreibt sechs Leistungsbestandteile, die in jedem Angebot ausgewiesen sein sollten, die üblichen versteckten Posten, die Abgrenzung der Formate im Angebot und die Nachweise, die Sie sich liefern lassen.
Warum der Übungstag der falsche Vergleichsmaßstab ist
Der Übungstag ist der sichtbare Teil: ein Termin, ein Raum, eine Gruppe. Die Qualität entsteht jedoch in der Vorbereitung – im Gespräch über das Lernziel, im Drehbuch, in den Beobachtungsbögen – und in der Nacharbeit, also in einer Auswertung, die aus Beobachtungen Maßnahmen macht. Der Übungstag ist der kleinste Teil der Leistung.
Praktisch heißt das: Fragen Sie in jedem Angebot nach dem Verhältnis von Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit. Ein Angebot, das fast ausschließlich aus Durchführung besteht, ist nicht automatisch schlechter – es ist nur ein anderes Produkt und sollte auch so bezeichnet sein.
Krisenübung beauftragen: sechs Leistungsbestandteile
Verlangen Sie zu jedem Punkt eine ausdrückliche Aussage. „Nicht enthalten“ ist eine brauchbare Antwort, „nicht erwähnt“ ist keine:
- Lernzielklärung: Ein Vorgespräch, in dem aus „wir wollen mal wieder üben“ ein beobachtbares Verhalten wird. Dieser Punkt bestimmt alles Weitere und fehlt in einfachen Angeboten am häufigsten.
- Szenario- und Drehbuchentwicklung: Nicht nur ein Szenariotext, sondern ein Ablauf mit Einspielungen, Uhrzeiten und Absichten – abgestimmt auf Ihre Branche, Ihre Standorte und Ihre tatsächlichen Abhängigkeiten.
- Übungsleitung und Moderation: Wer hält Zeit und Drehbuch, wer führt durch die Lage, und sind das zwei Personen oder eine? Lassen Sie sich sagen, wer am Tag tatsächlich vor Ort ist.
- Beobachtung mit Bogen je Rolle: Wie viele Beobachtende sind vorgesehen, und arbeiten sie mit vorbereiteten Bögen, die auf Ihre Rollen zugeschnitten sind? Ohne Bögen entsteht ein Bericht aus Eindrücken.
- Strukturierte Auswertung: Ein eigener Block direkt nach der Übung, der die Beobachtungspunkte der Reihe nach durchgeht – nicht eine offene Feedbackrunde am Ende des Tages.
- Bericht mit Maßnahmen und Terminen: Je Maßnahme eine verantwortliche Person aus Ihrem Haus, ein Datum und eine Priorität. Ein Bericht ohne Termine wandert in einen Ordner.
Diese sechs Punkte sind anbieterunabhängig formuliert und lassen sich unverändert in eine Anfrage übernehmen. Wie die Bestandteile inhaltlich zusammenwirken, ordnet der Beitrag Krisenübung: vom Plan zur Handlungsfähigkeit ein.
Versteckte Posten, nach denen Sie fragen sollten
Drei Positionen tauchen regelmäßig erst in der Rechnung auf. Erstens Vorbereitungstage: Lernzielklärung, Drehbuch und Bögen kosten Arbeitszeit, und es macht einen Unterschied, ob sie im Angebot enthalten oder gesondert abgerechnet werden. Zweitens Anreise und Nebenkosten, insbesondere bei mehreren Vorbereitungsterminen vor Ort. Drittens Plattformlizenzen: Größere Simulationen laufen häufig über Übungssoftware, deren Nutzung zeitlich begrenzt lizenziert ist – klären Sie, wer die Lizenz hält, wie lange sie läuft und was mit den Übungsdaten danach geschieht.
Fragen Sie außerdem, was bei einer Verschiebung gilt. Übungstermine werden aus betrieblichen Gründen häufiger verlegt als andere Termine, und die Regelung dafür gehört vor die Beauftragung, nicht danach.
Tabletop, Training und Simulation im Angebot trennen
Die Formate unterscheiden sich im Aufwand erheblich, in der Angebotssprache manchmal kaum. Lassen Sie sich deshalb ausdrücklich bestätigen, welches Format angeboten wird: ein Tabletop am Tisch mit Entscheidungen und Abwägungen, ein Training einzelner Fähigkeiten und Rollen oder eine Simulation mit Tempo, Druck und echten Systemen.
Ein verbreitetes Missverständnis entsteht, wenn ein Angebot „Simulation“ heißt, aber ohne Gegenspiel, ohne parallele Kanäle und ohne technische Umgebung auskommt. Das ist ein Tabletop mit anderem Namen – brauchbar, aber anders zu bewerten. Umgekehrt gilt: Wenn Sie technische Abläufe und Meldewege prüfen wollen, reicht die Tischvariante nicht. Was in einem technisch geprägten Szenario zusätzlich vorbereitet werden muss, beschreibt der Beitrag Cyber-Krisenübung: den Ernstfall proben.
Diese Nachweise lassen Sie sich liefern
Vereinbaren Sie die Ergebnisdokumente schriftlich und mit Fristen. Sinnvoll sind drei: das Drehbuch in der tatsächlich gespielten Fassung, die ausgefüllten Beobachtungsbögen oder eine daraus verdichtete Übersicht und der Bericht mit Maßnahmenliste. Halten Sie zusätzlich fest, dass Sie diese Unterlagen intern uneingeschränkt weiterverwenden dürfen – für die nächste Übung, für die Dokumentation gegenüber internen Prüfstellen und als Ausgangspunkt für eigene Formate.
Nächster Schritt: Leistungsbeschreibung vor der Anfrage
Schreiben Sie die sechs Bestandteile und die drei Nachweise in Ihre Anfrage, bevor Sie Angebote einholen – danach vergleichen sich die Antworten fast von selbst. Wenn feststeht, dass Sie Belastung und Zusammenspiel prüfen wollen und nicht nur Abwägungen am Tisch, ist eine Krisensimulation inhouse der passende Rahmen, einschließlich Drehbuch, Gegenspiel und Bericht. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Leistungsbeschreibung vor der Vergabe gegenlesen lassen möchten.
Häufige Fragen
Sollten wir das Szenario selbst liefern?
Das spart Vorbereitungsaufwand, kostet aber häufig Wirkung: Ein intern geschriebenes Szenario enthält selten die unangenehmen Stellen. Ein guter Mittelweg ist, die Ausgangslage selbst beizusteuern und Einspielungen und Drehbuch extern entwickeln zu lassen.
Wie viele Vorbereitungstermine sind üblich?
Fragen Sie statt nach einer Zahl nach einem Terminplan mit Meilensteinen: Lernzielgespräch, Drehbuchentwurf, Abstimmung der Bögen, Freigabe. Daran erkennen Sie, wie viel Abstimmung tatsächlich vorgesehen ist.
Was, wenn wir bereits eine Übung hinter uns haben?
Dann beauftragen Sie keine Neuentwicklung, sondern eine Fortsetzung: Die offenen Maßnahmen der letzten Übung werden zum Lernziel der nächsten. Das ist meist deutlich schlanker und für die Beteiligten sichtbar sinnvoll.
Wer sollte die Beauftragung intern verantworten?
Sinnvoll ist eine benannte Person aus Krisenmanagement oder BCM mit einem Mandat der Geschäftsleitung. Ohne dieses Mandat fehlen später die Termine der Rollen, die eigentlich üben sollen.
