Ein bekanntes Bild aus der Nachbesprechung: Die Runde lobt die Pressemitteilung, die während der Übung entstanden ist – sachlich, gut formuliert, schnell geschrieben. Erst beim zweiten Hinsehen fällt auf, dass sie auf einem Stand beruhte, den der Krisenstab eine halbe Stunde zuvor verworfen hatte. Ein Übungsszenario zur Krisenkommunikation, das diesen Moment nicht sichtbar macht, hat das Wichtigste verfehlt.
Ein gutes Kommunikationsszenario testet nicht die Formulierung, sondern ob Stab und Kommunikation mit demselben Stand arbeiten. Dieser Beitrag beschreibt ein kurzes, frei erfundenes Szenario mit drei Injects, die erste Entscheidung, die Sie damit prüfen sollten, und worauf Beobachtung und Auswertung achten.
Was ein Übungsszenario zur Krisenkommunikation testen sollte
Viele Kommunikationsübungen konzentrieren sich auf das Ergebnis: den Text, das Statement, das Interview. Das ist verständlich, denn das Ergebnis ist sichtbar. Die eigentlichen Schwachstellen liegen aber davor – in der Frage, auf welchem Kenntnisstand ein Text entsteht, wer ihn freigibt und ob die Belegschaft dasselbe erfährt wie die Öffentlichkeit.
Ein Szenario, das diese Schwachstellen prüfen soll, braucht deshalb zwei Eigenschaften. Erstens muss sich der Stand während der Übung ändern, damit sichtbar wird, ob die Änderung bei der Kommunikation ankommt. Zweitens muss Druck von mehreren Seiten gleichzeitig entstehen, damit der Freigabeweg tatsächlich belastet wird. Ein einzelner Pressekontakt genügt dafür nicht.
Das Szenario: drei Injects an einem Dienstagmorgen
Das folgende Szenario ist ausdrücklich fiktiv und dient als Vorlage. Ausgangslage: ein mittelständisches Unternehmen mit eigenem Lager, der Krisenstab wird um 07:30 Uhr alarmiert. Die Übungsleitung spielt diese drei Injects ein:
- Di 07:45 – Lokale Medien melden einen Brand im Lager. Die Meldung ist knapp und enthält eine Angabe, die der Krisenstab noch nicht bestätigen kann: angeblich seien Mitarbeitende verletzt.
- Di 08:20 – Ein Mitarbeiter postet ein Foto in sozialen Netzwerken. Das Bild zeigt Rauch über dem Gebäude und wird schnell geteilt. Unter dem Beitrag stellen Angehörige erste Fragen.
- Di 09:05 – Ein Großkunde fragt nach der Lieferfähigkeit. Er möchte bis zum Mittag wissen, ob zugesagte Lieferungen kommen, und kündigt an, sonst Alternativen zu prüfen.
Zwischen den Injects ändert die Übungsleitung den Stand im Krisenstab: Um 08:10 Uhr stellt sich heraus, dass niemand verletzt ist, um 08:50 Uhr, dass ein Teil des Lagers dauerhaft nicht nutzbar ist. Die Kommunikation erfährt diese Änderungen nur auf dem Weg, den Ihre Organisation dafür vorgesehen hat – nicht über die Übungsleitung.
Die erste Entscheidung, die Sie testen
Mit diesem Szenario lassen sich viele Fragen prüfen. Beginnen Sie mit einer einzigen: die erste Aussage nach außen – wer gibt sie frei, auf welchem Stand? Diese Entscheidung bündelt alles, was in den ersten Stunden schiefgehen kann: unklare Zuständigkeit, unterschiedliche Stände, zu lange Wege.
Deshalb heißt die wichtigste Anweisung an die Übungsleitung schlicht: Testen Sie die Freigabe, nicht die Formulierung. Ob der Text elegant ist, lässt sich in einem Schreibtraining verbessern. Ob er auf dem gültigen Stand beruht und von der richtigen Person freigegeben wurde, zeigt sich nur in einer Übung, in der Stab und Kommunikation gleichzeitig arbeiten. Wie Sie eine solche Übung in einem kompakten Zeitrahmen anlegen, beschreibt der Beitrag Ein Tabletop in 90 Minuten: Ablauf zum Mitnehmen.
Was die Beobachtung notieren sollte
Ohne Beobachtung bleibt von der Übung vor allem ein Gefühl. Geben Sie den Beobachtenden deshalb einen kurzen, festen Auftrag. Notiert wird mit Uhrzeit:
- wann die Kommunikation von jeder Standänderung erfährt – und durch wen,
- wann der erste Entwurf entsteht und auf welchem Stand er beruht,
- wer den Entwurf freigibt, über wie viele Stationen er läuft und wo er wartet,
- ob die interne Information an die Belegschaft vor, mit oder nach der externen Aussage hinausgeht,
- ob in der Aussage ein nächster Termin genannt wird.
Beobachtende greifen nicht ein und bewerten während der Übung nicht. Wie sich Moderation und Beobachtung sauber trennen lassen, klärt der Beitrag Wer moderiert, wer beobachtet, wer spielt mit?
Auswertung: zwei Kennzeichen genügen
Für die Auswertung reichen zwei Kennzeichen, die sich direkt aus den Notizen ablesen lassen. Das erste ist die Zeit bis zur ersten Aussage, gemessen vom ersten Inject bis zur Veröffentlichung. Sie zeigt, wie lang Ihr Freigabeweg unter Druck tatsächlich ist. Das zweite ist die Konsistenz zwischen intern und extern: Haben Belegschaft, Großkunde und Öffentlichkeit dieselbe Information zum selben Stand erhalten – oder hat die Verletztenmeldung aus dem ersten Inject irgendwo überlebt?
Halten Sie die Ergebnisse als Maßnahmen mit Namen und Termin fest. Eine Erkenntnis wie „die Kommunikation hat die Standänderung zu spät erfahren“ wird erst nützlich, wenn feststeht, wer den Meldeweg bis wann ändert.
Nächster Schritt: das Szenario an Ihre Lage anpassen
Ersetzen Sie Lager und Brand durch eine Lage, die für Ihre Organisation realistisch ist, und behalten Sie die Struktur: sich ändernder Stand, Druck von mehreren Seiten, eine klar benannte erste Entscheidung. In unseren Workshops und Seminaren zur Krisenkommunikation entwickeln wir solche Szenarien mit Ihnen, moderieren die gemeinsame Übung von Krisenstab und Kommunikation und werten sie strukturiert aus. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre nächste Übung auf den gemeinsamen Stand ausrichten möchten.
Häufige Fragen
Müssen Krisenstab und Kommunikation im selben Raum üben?
Nicht unbedingt. Wenn beide im Ernstfall getrennt arbeiten, sollten sie es auch in der Übung tun. Gerade dann wird sichtbar, ob der Meldeweg zwischen ihnen trägt. Arbeiten sie dagegen im Ernstfall in einem gemeinsamen Raum, sollte auch die Übung so stattfinden – sonst testen Sie einen Ablauf, den es so nicht gibt.
Sollten echte Medienanfragen simuliert werden?
Ja, aber sparsam. Ein oder zwei Anrufe aus dem Gegenspiel erzeugen ausreichend Druck. Mehr lenkt vom eigentlichen Ziel ab, nämlich der Freigabe auf dem gültigen Stand. Wichtiger als die Zahl der Anrufe ist, dass sie zu Zeitpunkten kommen, an denen sich der Stand gerade geändert hat.
Wie oft sollte ein solches Szenario geübt werden?
Mindestens einmal nach jeder Änderung von Freigabewegen oder Zuständigkeiten. Sinnvoll ist eine Wiederholung mit leicht verändertem Ablauf, um zu prüfen, ob die Maßnahmen aus der ersten Runde greifen.
