Die häufigste Begründung dafür, dass seit zwei Jahren nicht geübt wurde, lautet nicht „zu teuer“, sondern „wir kommen nicht dazu“. Ein voller Terminkalender, ein Szenario, das noch nicht fertig ist, ein externer Anbieter, dessen Angebot noch geprüft wird. In der Zwischenzeit bleibt der Krisenplan ein Dokument, das niemand unter Zeitdruck benutzt hat.
Dagegen hilft ein Format, das eine Krisenstabsleitung ohne externe Unterstützung durchführen kann: ein Tabletop in 90 Minuten, am Tisch, mit drei Einspielungen und einer Auswertung, die in einer Maßnahmenliste endet. Dieser Beitrag liefert den Zeitplan, drei Beispiel-Injects und die Regeln, die den Ablauf zusammenhalten.
Was Sie vorher festlegen
Drei Dinge müssen vor dem Termin stehen. Erstens das Lernziel als beobachtbares Verhalten – etwa: „Die Entscheidung über eine Information an die Belegschaft liegt dokumentiert vor, mit Uhrzeit und verantwortlicher Rolle.“ Zweitens die Besetzung: eine Person führt durch die Lage und entscheidet nicht mit, eine Person protokolliert, alle anderen spielen ihre eigene Rolle. Drittens die Ausgangslage in fünf Sätzen, die Sie zu Beginn vorlesen.
Mehr braucht es nicht. Ein Raum, ein Flipchart oder ein geteiltes Dokument, ausgedruckte Einspielungen und eine Uhr genügen. Wenn Sie zusätzlich ein Protokollmuster verwenden, das Sie auch im Ernstfall nutzen würden, prüfen Sie dieses gleich mit.
Legen Sie außerdem drei Regeln fest, die Sie zu Beginn ansagen. Erstens: Es wird nicht bewertet, sondern beobachtet. Zweitens: Was nicht ausgesprochen wird, gilt als nicht entschieden – Blickkontakt ersetzt keine Freigabe. Drittens: Wer eine Information erfinden muss, weil sie im Szenario fehlt, sagt das laut und die Übungsleitung entscheidet. Diese drei Sätze verhindern die meisten Reibungsverluste im Ablauf.
Tabletop 90 Minuten: der Zeitplan in fünf Blöcken
Halten Sie sich an die Zeiten, auch wenn eine Diskussion gerade interessant wird. Der häufigste Fehler ist, die Auswertung zu verkürzen, weil die Lage länger gedauert hat:
- 0–10 Min: Rahmen, Regeln, Rollen. Lernziel nennen, klarstellen, dass nicht bewertet wird, Rollen benennen, Abbruchregel und Protokollführung ankündigen.
- 10–25 Min: Lage und erstes Inject. Ausgangslage vorlesen, kurze Rückfragen zulassen, dann die erste Einspielung bringen und die Gruppe arbeiten lassen.
- 25–55 Min: zwei weitere Injects, Entscheidungen protokollieren. Ungefähr im Viertelstundenabstand einspielen, Entscheidungen mit Uhrzeit und Rolle festhalten, nicht eingreifen.
- 55–75 Min: Auswertung entlang der Beobachtungspunkte. Nicht „wie fanden Sie es“, sondern der Reihe nach: Welche Entscheidung fiel wann, durch wen, wurde sie festgehalten?
- 75–90 Min: Maßnahmen, Verantwortliche, Termine. Höchstens fünf Maßnahmen, jede mit Namen und Datum. Was hier nicht zugeordnet wird, passiert später nicht.
Die Regel für die Protokollführung lautet: Wer protokolliert, entscheidet nicht mit. Sonst entsteht ein Protokoll mit Lücken genau an den Stellen, an denen die protokollierende Person selbst gesprochen hat – und das sind erfahrungsgemäß die interessantesten.
Drei Injects als Beispiel
Die folgenden Einspielungen sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Passen Sie Absender, Branche und Wortlaut an Ihr Haus an, und halten Sie den Zeitstempel in Übungszeit, damit der Ablauf nachvollziehbar bleibt:
- Mi 09:10 – Lieferant meldet Produktionsstopp. Absicht: Erzwingt eine erste Lagebewertung und die Frage, wer über Alternativen entscheidet. Erwartete Entscheidung: Einberufung des Krisenstabs oder bewusster Verzicht darauf, mit Begründung.
- Mi 10:05 – Kunde kündigt Vertragsprüfung an. Absicht: Bringt eine externe Frist in eine intern noch ungeklärte Lage. Erwartete Entscheidung: Wer antwortet, mit welchem Inhalt, und wer gibt die Aussage frei?
- Mi 11:20 – interne Frage: Wer informiert die Belegschaft? Absicht: Prüft, ob die interne Kommunikation mitgedacht wurde, bevor die Information über andere Wege im Haus ankommt. Erwartete Entscheidung: Kanal, Zeitpunkt und verantwortliche Rolle.
Drei Einspielungen sind für 90 Minuten genug. Jede weitere kostet Zeit, die in der Auswertung fehlt. Wenn Sie gezielt Übergaben zwischen Bereichen prüfen wollen, hilft der Beitrag CRA-Tabletop: welche Übergabe Sie zuerst testen sollten bei der Auswahl.
Wie Sie die Auswertung führen
Gehen Sie die Beobachtungspunkte in der Reihenfolge der Einspielungen durch und beginnen Sie jeweils mit einer Tatsache aus dem Protokoll: „Um 10:25 fiel die Entscheidung, dem Kunden bis zum Nachmittag zu antworten. Festgehalten wurde sie nicht.“ Daraus entsteht ein Gespräch über Abläufe statt über Personen.
Stellen Sie am Ende jedes Punktes dieselbe Frage: Was müsste im Plan, in den Mandaten oder in der Dokumentation anders sein, damit das morgen besser läuft? Antworten, die mit „wir müssten mal“ beginnen, sind noch keine Maßnahme. Wie sich einzelne Entscheidungen gezielt gegen den bestehenden Plan prüfen lassen, beschreibt der Beitrag Krisenplan mit Szenario und Entscheidung testen.
Nächster Schritt: Termin setzen, bevor das Szenario steht
Setzen Sie den Termin für 90 Minuten in den Kalender, bevor Sie das Szenario schreiben – die Vorbereitung richtet sich danach zuverlässig aus. Wenn Sie nach zwei oder drei Tabletops feststellen, dass Ihnen die Belastungsprobe fehlt, ist eine Krisensimulation inhouse der nächste Schritt: mit Drehbuch, Gegenspiel und mehreren parallelen Anfragen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihren ersten Ablauf vorab gegenlesen lassen möchten.
Häufige Fragen
Funktioniert ein Tabletop auch online?
Ja, mit zwei Anpassungen. Die Einspielungen sollten über denselben Kanal kommen wie im Ernstfall, etwa per Nachricht statt vorgelesen, und die Protokollführung läuft in einem geteilten Dokument mit. Planen Sie außerdem fünf Minuten mehr für den Einstieg ein.
Was tun, wenn die Gruppe das Szenario zerredet?
Das ist fast immer ein Zeichen dafür, dass keine Entscheidung erzwungen wurde. Bringen Sie die nächste Einspielung früher und setzen Sie eine Frist: „Der Kunde erwartet eine Rückmeldung in zehn Minuten.“ Fristen beenden Grundsatzdebatten zuverlässiger als Moderation.
Müssen alle aus dem Krisenstab dabei sein?
Nein. Ein Tabletop funktioniert auch mit dem Kernkreis plus einer Vertretung je Rolle. Wichtiger als Vollständigkeit ist, dass die Personen anwesend sind, deren Entscheidungen Sie prüfen wollen.
Wie oft lässt sich dieses Format wiederholen?
Quartalsweise ist gut machbar, wenn Sie Lernziel und Einspielungen variieren. Wiederholen Sie dabei ruhig einmal ein früheres Szenario – so sehen Sie, ob die beschlossenen Maßnahmen tatsächlich gewirkt haben. Für die Dokumentation genügt das Protokoll zusammen mit der Maßnahmenliste; beides sollte dieselbe Ablage nutzen wie Ihre übrigen Unterlagen zum Krisenmanagement.
