Ein Beispiel aus dem Alltag der Übungsvorbereitung: Zwei Wochen vor dem Termin liegt ein sauber geschriebener Szenariotext vor. Drei Seiten, plausibel, gut recherchiert. Am Übungstag stellt sich heraus, dass niemand weiß, wann der Krisenstab welche Information erhält, wer die Presseanfrage einspielt und worauf die beiden Beobachterinnen eigentlich achten sollen. Das Szenario war fertig – das Drehbuch hatte nie jemand geschrieben.

Ein Übungsdrehbuch ist kein Szenariotext. Es ist ein Zeitplan aus Einspielungen, Beobachtungspunkten und Pausen, der festlegt, wann was passiert, warum es passiert und woran Sie erkennen, ob es gewirkt hat. Dieser Beitrag führt in fünf Schritten vom Lernziel zum fertigen Drehbuch und stellt eine Vorlage mit fünf Spalten vor, die für Tabletop, Training und Simulation gleichermaßen trägt.

Warum der Szenariotext nicht genügt

Ein Szenario beschreibt eine Welt. Ein Drehbuch beschreibt einen Ablauf. Die Welt können die Teilnehmenden in zehn Minuten erfassen; der Ablauf entscheidet darüber, ob aus der Lage Entscheidungen werden. Ohne Drehbuch improvisiert die Übungsleitung, die Einspielungen kommen in unregelmäßigen Abständen, und die Auswertung stützt sich am Ende auf Eindrücke statt auf Beobachtungen.

Der praktische Unterschied zeigt sich an einem Satz, den erfahrene Übungsleitungen ungern hören: „Wir spielen das einfach mal.“ Wer so beginnt, erzeugt verlässlich eine anregende Diskussion – und verlässlich keine überprüfbare Aussage darüber, ob das Lernziel erreicht wurde.

Das Übungsdrehbuch in fünf Schritten

Die Reihenfolge ist wichtiger als die Ausführlichkeit. Ein Drehbuch auf zwei Seiten, das dieser Reihenfolge folgt, ist brauchbarer als zwölf Seiten in beliebiger Ordnung.

Lernziel als beobachtbares Verhalten. Schreiben Sie auf, was am Ende sichtbar sein soll, nicht was gefühlt besser werden soll. „Die Entscheidung über eine erste externe Aussage liegt dokumentiert vor, mit Uhrzeit und Freigabe“ ist beobachtbar. „Bessere Abstimmung“ ist es nicht. Alles Weitere leitet sich aus diesem Satz ab.
Ausgangslage und Rahmen festlegen. Was ist bereits passiert, bevor die Übung beginnt? Welcher Wochentag, welche Uhrzeit, welche Personen sind erreichbar, welche Systeme laufen? Legen Sie außerdem fest, was ausdrücklich nicht geübt wird – etwa echte Alarmierungen oder Kontakte zu externen Stellen.
Injects mit Uhrzeit und Absicht. Jede Einspielung bekommt eine Startzeit, einen Absender, einen Kanal und eine Absicht. Drei bis fünf Einspielungen genügen für 90 Minuten; für eine Simulation über mehrere Stunden werden es mehr, aber nicht beliebig viele.
Beobachtungspunkte je Inject. Zu jeder Einspielung notieren Sie, worauf die Beobachtung achtet: Wird eine Entscheidung getroffen? Von wem? Innerhalb welcher Zeit? Wird sie festgehalten? Ohne diesen Schritt notieren Beobachterinnen und Beobachter Meinungen statt Entscheidungen.
Auswertung und Maßnahmen einplanen. Die Auswertung ist Teil des Drehbuchs, nicht der Rest der Zeit. Planen Sie sie mit eigener Dauer, eigener Struktur und einem festen Block für Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen.

Eine Vorlage mit fünf Spalten

Für das eigentliche Drehbuch genügt eine Liste mit fünf Spalten. Sie passt auf eine Seite und lässt sich während der Übung mitführen:

Uhrzeit – wann die Einspielung erfolgt, in Übungszeit, nicht in Echtzeit.
Inject – Wortlaut, Absender und Kanal, so wie die Teilnehmenden es erhalten.
Absicht – was diese Einspielung auslösen soll, in einem Satz.
Erwartete Entscheidung – welche Abwägung dadurch erzwungen wird, inklusive der Rolle, bei der sie liegt.
Beobachtungspunkt – woran die Beobachtung erkennt, ob die Entscheidung gefallen und festgehalten wurde.

Die dritte Spalte ist die wichtigste und die am häufigsten leere. Ein Inject ohne Absicht ist Dekoration. Es erzeugt Betriebsamkeit, verbraucht Zeit und liefert nichts, worüber sich in der Auswertung sprechen ließe. Wenn Sie die Absicht nicht in einem Satz formulieren können, streichen Sie die Einspielung.

Einspielungen, die Entscheidungen erzwingen

Gute Einspielungen sind kurz, konkret und unbequem. Sie enthalten eine Frist, eine widersprüchliche Information oder eine Zuständigkeit, die im Plan nicht eindeutig geregelt ist. Angenommen, Ihr Lernziel betrifft die Abstimmung zwischen Betrieb und Kommunikation: Dann ist eine Einspielung, in der eine externe Stelle eine Aussage verlangt, während intern die Ursache noch unklar ist, präziser als eine dramatische Lageverschärfung.

Vermeiden Sie dagegen Einspielungen, die nur Atmosphäre erzeugen, und solche, die sich ausschließlich an eine Person richten, die ohnehin die ganze Zeit spricht. Welche Kriterien bei der Auswahl des Szenarios tragen, beschreibt der Beitrag Trainingsszenario auswählen: Kriterien.

Pausen und Zeitpuffer gehören ins Drehbuch

Drehbücher sind fast immer zu voll. Rechnen Sie damit, dass eine Entscheidung länger dauert als gedacht, und planen Sie nach jeder zweiten Einspielung einen Puffer von einigen Minuten ein. Eine kurze angekündigte Unterbrechung ist außerdem der beste Moment für eine Zwischenbeobachtung: Die Übungsleitung kann Notizen abgleichen, ohne den Ablauf zu stören.

Legen Sie zusätzlich eine Abbruchregel fest. Wenn eine Gruppe erkennbar feststeckt, ist es besser, die Lage zu verkürzen und die Auswertung vorzuziehen, als das Drehbuch gegen den Raum durchzusetzen. Wie sich Drehbuch, Gegenspiel und Auswertung in größeren Formaten verzahnen, ordnet der Beitrag Krisenmanagement-Simulation: vom Szenario zum Lerneffekt ein.

Nächster Schritt: eine Seite statt drei Seiten

Nehmen Sie das Lernziel Ihrer nächsten Übung und füllen Sie die fünf Spalten für drei Einspielungen. Wenn Sie dabei merken, dass die Absicht bei einer Einspielung fehlt, haben Sie den Nutzen der Vorlage bereits erlebt. Für größere Formate, in denen Gegenspiel, Systeme und Beobachtung zusammenlaufen, ist eine Krisensimulation inhouse der passende Rahmen – mit vorbereitetem Drehbuch und strukturierter Auswertung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihr Drehbuch vor dem Übungstag gegenlesen lassen möchten.

Häufige Fragen

Wie viele Injects braucht eine Übung?

Für ein Tabletop über 90 Minuten sind drei Einspielungen ein guter Richtwert, für einen halben Tag etwa fünf bis sieben. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern ob jede Einspielung eine Entscheidung erzwingt, die zum Lernziel gehört.

Sollen die Teilnehmenden das Drehbuch vorher kennen?

Die Ausgangslage ja, die Einspielungen nein. Wer den Ablauf kennt, bereitet Antworten vor statt Entscheidungen zu treffen. Übungsleitung, Moderation, Beobachtung und Gegenspiel arbeiten dagegen alle mit demselben vollständigen Drehbuch.

Wer schreibt das Drehbuch?

Sinnvollerweise nicht jemand, der später mitentscheidet. Die Person, die das Drehbuch kennt, kann im Raum nicht unbefangen abwägen. In kleineren Organisationen löst man das über eine Kollegin aus einem anderen Bereich oder über externe Übungsleitung.

Wie detailliert muss der Wortlaut sein?

So detailliert, dass jemand anderes die Einspielung ohne Rückfrage vorlesen oder versenden könnte. Stichworte führen im Ablauf zu Improvisation, und improvisierte Einspielungen lassen sich in der Auswertung nicht mehr sauber zuordnen.