Angenommen, die Übung ist gebucht, der Raum steht, das Szenario ist vorbereitet. Um neun Uhr sitzen vierzehn Personen am Tisch: zwei Kolleginnen aus der IT, die den Termin frei hatten, ein Werkstudent aus der Kommunikation, der Leiter Arbeitssicherheit – und die drei Personen, die im Ernstfall tatsächlich entscheiden, sind entschuldigt. Der Tag wird trotzdem gut. Er trainiert nur eine Organisation, die es so nicht gibt.
Die Frage, wer an einer Krisenstabsübung teilnehmen muss, entscheidet über den Nutzen stärker als Szenario, Methode oder Dauer. Sie gehört deshalb nicht in die Terminabstimmung, sondern in das Briefing und in das Angebot. Dieser Beitrag beschreibt drei Teilnehmerkreise, den Umgang mit Stellvertretungen und Absagen und die Frage, ob die Geschäftsleitung mitübt.
Die Grundregel: Wer im Ernstfall entscheidet, übt mit
Alles Weitere leitet sich aus einem Satz ab: Wer im Ernstfall entscheidet, übt mit. Eine Krisenstabsübung prüft nicht Wissen, sondern Zusammenarbeit unter Druck – also genau die Konstellation, die im Ernstfall am Tisch sitzt. Wird diese Konstellation durch Verfügbarkeit ersetzt, prüfen Sie eine Ersatzorganisation und erhalten Befunde über Personen, die später nicht in dieser Rolle handeln.
Das klingt selbstverständlich, kollidiert aber regelmäßig mit dem Kalender. Genau deshalb muss der Teilnehmerkreis früh feststehen und der Termin danach gesucht werden – nicht umgekehrt. Welche Rollen im Krisenstab grundsätzlich zu besetzen sind, beschreibt der Beitrag Krisenstab aufbauen: Aufgaben, Rollen, Struktur.
Krisenstabsübung Teilnehmer: in drei Kreisen denken
Statt einer Namensliste hilft eine Einteilung in drei Kreise. Sie macht sichtbar, wer welche Funktion in der Übung hat, und sie lässt sich unmittelbar in ein Angebot übernehmen.
- Kernstab: entscheidet. Die Rollen mit Entscheidungsbefugnis – Leitung des Krisenstabs, Lagebild, Kommunikation nach außen, Ressourcen und Budget. Dieser Kreis ist nicht verhandelbar.
- Erweiterter Stab: liefert zu (IT, Recht, HR, Kommunikation, Betrieb). Diese Rollen bringen Fachinformationen ein, bewerten Optionen und setzen Entscheidungen um. Sie werden zugeschaltet oder sitzen dauerhaft mit am Tisch, je nach Szenario.
- Beobachter und Protokoll: lernen und dokumentieren. Sie greifen nicht in die Lage ein, sondern halten fest, was geschieht, und liefern die Grundlage für die Auswertung.
Die Trennung ist wichtig, weil sie Erwartungen klärt. Wer beobachtet, soll nicht helfen. Wer zuliefert, soll nicht entscheiden. Und wer entscheidet, soll nicht die halbe Übung mit der Beschaffung von Informationen verbringen, die eine andere Rolle liefern müsste.
Stellvertretungen: mitüben statt nur benennen
Stellvertretungen stehen in fast jedem Krisenhandbuch und üben in den seltensten Fällen mit. Das ist riskant, denn eine Krise richtet sich nicht nach Urlaubsplänen. Nehmen Sie Stellvertretungen deshalb bewusst in die Übung auf – nicht als stille Zuhörer, sondern in einer Phase in aktiver Rolle.
Ein praktikables Vorgehen: Nach der ersten Lagebesprechung wechseln zwei bis drei Kernrollen auf ihre Stellvertretung. Die Übung läuft weiter. Sie sehen dann sehr genau, ob Übergaben funktionieren, ob das Lagebild verständlich dokumentiert ist und ob die Stellvertretung ihr Mandat kennt. Dieser Rollenwechsel ist eine Leistung, die im Angebot stehen sollte, weil er Vorbereitung und zusätzliche Beobachtung erfordert.
Geschäftsleitung: ja, aber in klarer Rolle
Ob die Geschäftsleitung mitübt, hängt davon ab, welche Entscheidungen im Szenario fallen. Geht es um Entscheidungen, die im Ernstfall nur die Geschäftsleitung treffen kann – Stilllegung eines Standorts, Zahlungsfragen, öffentliche Stellungnahme –, dann gehört sie in den Raum. Geht es um Abläufe unterhalb dieser Schwelle, kann sie als Eskalationsinstanz simuliert werden.
Wichtig ist in beiden Fällen die Rollenklarheit. Eine Geschäftsleitung, die spontan die Übungsleitung übernimmt, verändert das Verhalten aller Beteiligten. Legen Sie vorab fest, ob sie als Mitglied des Krisenstabs, als Eskalationsinstanz oder als Beobachtung teilnimmt – und halten Sie das im Briefing fest.
Gruppengröße, Absagen und der Weg ins Angebot
Eine sinnvolle Gruppengröße lässt sich nicht als Zahl festlegen, wohl aber über ein Kriterium: Jede Person im Raum braucht eine Rolle mit Aufgabe. Sobald Teilnehmende ohne Funktion dabeisitzen, sinkt der Druck auf die Entscheidenden, und die Übung verliert an Realismus. Umgekehrt gilt: Sind zu viele Rollen von einer Person besetzt, üben Sie eine Belastung, die es im Ernstfall nicht gäbe. Orientieren Sie sich an der Besetzung, die Ihr Krisenhandbuch für eine reale Lage vorsieht.
Für Absagen kurz vor dem Termin empfiehlt sich eine vorab vereinbarte Regel. Bewährt hat sich:
- Fällt eine Rolle des erweiterten Stabs aus, übernimmt die benannte Stellvertretung; die Übung findet statt.
- Fällt eine Kernrolle aus und die Stellvertretung ist verfügbar, übt die Stellvertretung – das ist ein Erkenntnisgewinn, kein Notbehelf.
- Fallen mehrere Kernrollen aus, wird verschoben. Halten Sie dafür eine Stornofrist und einen Ausweichtermin im Vertrag fest.
In das Angebot gehört der Teilnehmerkreis als Rollenliste, nicht als Personenzahl. Ergänzen Sie, wie viele Rollen parallel beobachtet werden, ob Zuschaltungen möglich sind und ob ein Rollenwechsel auf Stellvertretungen vorgesehen ist. Wie Sie diese Angaben mit den übrigen Feldern zu einem belastbaren Dokument verbinden, zeigt der Beitrag Vom Trainingsbedarf zum belastbaren Briefing.
Nächster Schritt: Teilnehmerkreis vor dem Termin festlegen
Legen Sie die drei Kreise fest, bevor Sie Termine suchen, und lassen Sie die Besetzung von der Person bestätigen, die den Krisenstab verantwortet. In einem Inhouse-Krisentraining gehen wir diesen Schritt im Vorgespräch gemeinsam: Wir gleichen Ihre Rollen aus dem Krisenhandbuch mit dem Szenario ab, planen Beobachtung je Rolle ein und berücksichtigen Stellvertretungen. So üben die Personen, die im Ernstfall entscheiden.
Häufige Fragen
Dürfen externe Dienstleister an einer Krisenstabsübung teilnehmen?
Wenn sie im Ernstfall eine Rolle haben – etwa im IT-Betrieb oder in der Sicherheit –, ist die Teilnahme sinnvoll. Klären Sie vorab Vertraulichkeit und Umfang der Beobachtung und halten Sie beides schriftlich fest.
Sollen Teilnehmende das Szenario vorher kennen?
Den Rahmen ja, die Lage nein. Alle sollten wissen, wann geübt wird und welcher Ereignistyp behandelt wird. Die konkrete Entwicklung bleibt offen, sonst entfällt die Entscheidung unter Unsicherheit.
Wie gehen wir mit Beobachtungen zu einzelnen Personen um?
Vereinbaren Sie vorab, dass Beobachtungen rollenbezogen berichtet werden und nicht in Leistungsbeurteilungen einfließen. Ohne diese Zusage wird zurückhaltend agiert – und die Übung verliert ihren Wert.
Reicht es, wenn nur der Kernstab übt?
Für einen ersten Durchlauf kann das sinnvoll sein. Dauerhaft fehlt dann die Schnittstelle zum erweiterten Stab, und genau dort entstehen im Ernstfall die meisten Verzögerungen.
