Angenommen, Sie haben ein sorgfältig gebautes Szenario, ein Drehbuch mit klaren Einspielungen und einen vollständig besetzten Krisenstab. Am Übungstag läuft es trotzdem zäh: Die Moderation beantwortet eine Frage, die der Raum hätte klären sollen. Die einzige Beobachterin schreibt mit, was ihr auffällt, aber nicht, wann welche Entscheidung fiel. Presseanfragen kommen nicht, weil niemand sie spielt. Am Ende diskutieren alle über das Szenario statt über ihr eigenes Verhalten.
Die häufigste Schwäche einer Übung ist nicht das Szenario, sondern die Besetzung der Nebenrollen. Wer die Rollen in der Krisenübung sauber trennt, bekommt aus demselben Drehbuch deutlich mehr Erkenntnis. Dieser Beitrag beschreibt vier Rollen, die Frage nach der sinnvollen Zahl von Beobachtern, den Inhalt eines Beobachtungsbogens und die Gründe, warum die Übungsleitung besser nicht aus dem eigenen Krisenstab kommt.
Vier Rollen, die eine Übung tragen
Neben den Übenden braucht jede Übung vier klar getrennte Funktionen. Sie lassen sich in kleinen Organisationen zusammenlegen – aber nur bewusst und nie die ersten beiden:
- Übungsleitung – hält Zeit und Drehbuch. Sie entscheidet, wann eine Einspielung kommt, wann gekürzt oder abgebrochen wird, und sie ist die einzige Person, die den gesamten Ablauf kennt. Inhaltlich greift sie nicht ein.
- Moderation – führt durch die Lage, ohne zu lösen. Sie stellt Fragen, hält den Raum bei der Sache, sorgt dafür, dass auch leisere Rollen zu Wort kommen, und formuliert Zwischenstände. Sie liefert keine Antworten und keine Bewertung.
- Beobachtung – notiert Entscheidungen, nicht Meinungen. Sie hält fest, was entschieden wurde, von wem, wann und ob es dokumentiert wurde. Eindrücke gehören in eine eigene Spalte, nicht in das Protokoll der Entscheidungen.
- Gegenspiel (Presse, Kunden, Behörde) – erzeugt Realität. Es ruft an, fragt nach, setzt Fristen und reagiert auf das, was der Krisenstab nach außen gibt. Ohne Gegenspiel bleibt jede Lage ein Gedankenexperiment.
Die wichtigste Regel dabei ist einfach und wird trotzdem oft übergangen: Wer moderiert, darf nicht mitentscheiden. Sobald die Moderation fachlich eingreift, verschiebt sich die Entscheidung von der geübten Rolle zur Person am Flipchart – und genau dieser Moment ist es, den Sie eigentlich prüfen wollten.
Wie viele Beobachter sind sinnvoll?
Eine einzelne Beobachterin für einen zehnköpfigen Krisenstab ist zu wenig. Sie kann entweder den Ablauf verfolgen oder einzelne Rollen, nicht beides. Als Faustregel hat sich bewährt, je Beobachtungsperson zwei bis drei Rollen zuzuordnen oder alternativ einen thematischen Ausschnitt – etwa Kommunikation nach außen, Entscheidungsdokumentation, Zusammenarbeit mit dem Betrieb.
Für ein Tabletop mit sechs bis acht Personen genügen zwei Beobachtende. Für eine Simulation mit mehreren Räumen brauchen Sie je Raum mindestens eine Person und zusätzlich jemanden, der die Übergaben zwischen den Räumen verfolgt – dort entstehen die interessantesten Lücken. Wer im Übungsraum sitzen sollte und wer nicht, ordnet der Beitrag Krisenstabsübung: der richtige Teilnehmerkreis ein.
Wichtiger als die Zahl ist die Vorbereitung. Beobachtende, die eine Stunde vorher eine Liste in die Hand gedrückt bekommen, liefern Eindrücke. Beobachtende, die das Drehbuch kennen und wissen, welche Entscheidung nach welcher Einspielung erwartet wird, liefern verwertbare Befunde.
Was ein Beobachtungsbogen enthält
Ein Bogen je Rolle oder je Themenausschnitt hält die Auswertung später zusammen. Vier Blöcke genügen:
- Kopf: Rolle oder Ausschnitt, Name der beobachtenden Person, Datum, Lernziel in einem Satz.
- Entscheidungen: je Zeile eine Entscheidung mit Uhrzeit, entscheidender Rolle, Inhalt und der Angabe, ob und wo sie festgehalten wurde.
- Beobachtungspunkte aus dem Drehbuch: die vorab festgelegten Punkte je Einspielung, mit Platz für „beobachtet / nicht beobachtet“ und einer kurzen Notiz.
- Freifeld: Auffälligkeiten, die nicht zum Lernziel gehören, aber festgehalten werden sollten – getrennt vom übrigen Bogen, damit sie die Auswertung nicht dominieren.
Verzichten Sie auf Schulnoten und Bewertungsskalen. Sie erzeugen Abwehr und liefern keine Maßnahme. Eine Zeile wie „Entscheidung über Kundeninformation fiel 11:20, nicht protokolliert“ ist in der Auswertung tausendmal nützlicher als „Kommunikation: befriedigend“.
Warum die Übungsleitung nicht aus dem eigenen Krisenstab kommt
Wer im Ernstfall mitentscheidet, kennt die internen Empfindlichkeiten – und genau das ist in der Übungsleitung ein Nachteil. Drei Gründe sprechen dafür, die Rolle extern oder zumindest außerhalb des eigenen Stabs zu besetzen. Erstens kennt die Übungsleitung das Drehbuch; sie könnte später nicht unbefangen mitentscheiden und fällt als übende Person ohnehin aus. Zweitens muss sie unbequeme Einspielungen auch dann bringen, wenn der Raum sichtbar leidet – das fällt gegenüber der eigenen Führungsebene schwer. Drittens braucht die Auswertung eine Person, die Beobachtungen benennen kann, ohne am Montag darauf angesprochen zu werden.
Wenn eine externe Besetzung nicht möglich ist, wählen Sie jemanden aus einem anderen Bereich, der im Ernstfall nicht im Krisenstab sitzt, und geben Sie dieser Person ein ausdrückliches Mandat: Zeit, Drehbuch und Abbruch liegen bei ihr. Wie sich daraus über mehrere Übungen Handlungsfähigkeit aufbaut, beschreibt der Beitrag Krisenübung: vom Plan zur Handlungsfähigkeit.
Nächster Schritt: Besetzung vor dem Szenario klären
Schreiben Sie für Ihre nächste Übung zuerst die vier Nebenrollen mit Namen auf und erst danach das Szenario. Wenn für Gegenspiel und Beobachtung niemand übrig bleibt, ist das ein Befund über die Größe des geplanten Formats, nicht über das Engagement Ihrer Leute. Für Formate, in denen Übungsleitung, Gegenspiel und Beobachtung parallel gebraucht werden, ist eine Krisensimulation inhouse der passende Rahmen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Besetzung Ihrer nächsten Übung durchgehen möchten.
Häufige Fragen
Können Moderation und Übungsleitung dieselbe Person sein?
In einem kleinen Tabletop ist das machbar, wenn die Person diszipliniert bleibt und der Ablauf einfach ist. Sobald Einspielungen über mehrere Kanäle kommen oder mehrere Räume beteiligt sind, überlagern sich die beiden Aufgaben und die Zeitführung leidet zuerst.
Darf die Beobachtung während der Übung Fragen stellen?
Besser nicht. Jede Frage verändert das Verhalten im Raum. Notieren Sie Unklarheiten und klären Sie sie in der Auswertung – dort ist die Frage ohnehin oft der bessere Einstieg als eine fertige Feststellung.
Wer übernimmt das Gegenspiel, wenn niemand Presseerfahrung hat?
Für ein Tabletop genügt eine Person, die vorbereitete Anfragen vorliest und auf Antworten mit Nachfragen reagiert. Erfahrung hilft, ist aber weniger wichtig als Konsequenz: Fristen müssen gesetzt und eingehalten werden, sonst verliert das Gegenspiel seine Wirkung.
Sollen Führungskräfte beobachten statt mitzuspielen?
Nur, wenn sie im Ernstfall ebenfalls nicht mitentscheiden würden. Andernfalls fehlt in der Übung genau die Rolle, deren Verhalten am meisten Wirkung hat – und die Beobachtungsrolle wird stillschweigend zur Bewertungsrolle.
