Viele Übungen zur Lieferkette laufen nach demselben Muster ab: Ein Lieferant fällt aus, der Einkauf telefoniert, nach zwanzig Minuten ist ein Ersatzlieferant gefunden, alle sind zufrieden. Ein solches Übungsszenario Lieferantenausfall bestätigt, was ohnehin funktioniert – und lässt aus, woran Organisationen im Ernstfall tatsächlich scheitern.
Ein gutes Szenario testet nicht, ob jemand einen Ersatzlieferanten findet. Es testet, wer priorisiert, wenn nicht alle Kunden bedient werden können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das Szenario aufbauen, welche Entscheidung Sie zuerst testen und worauf Beobachter achten sollten.
Was ein Übungsszenario Lieferantenausfall testen sollte
Die Beschaffung ist in den meisten Unternehmen gut eingespielt. Der Einkauf kennt seine Lieferanten, hat Kontakte und weiß, wie man Angebote einholt. Diese Fähigkeit in einer Übung zu prüfen, liefert selten neue Erkenntnisse.
Schwierig wird es an einer anderen Stelle: Sobald die Alternative nur einen Teil der Menge liefern kann oder erst nach Wochen verfügbar ist, entsteht eine Lücke. Dann muss jemand entscheiden, welche Kunden und Aufträge Vorrang haben, welche Mehrkosten vertretbar sind und was man wem sagt. Diese Entscheidungen berühren mehrere Bereiche, haben spürbare Folgen und sind in vielen Unternehmen nicht vorbereitet. Genau dort sollte Ihre Übung ansetzen.
Ein fiktives Szenario in drei Injects
Das folgende Szenario ist fiktiv und dient nur als Beispiel. Die Zahlen sind Teil der Übungslage, keine Erfahrungswerte. Passen Sie Produkte, Zeiten und Mengen an Ihr Unternehmen an.
- Mo 07:30 – Hauptlieferant meldet Produktionsstopp für mindestens zehn Tage. Er liefert ein Vorprodukt, das in mehreren Ihrer Kernprodukte steckt. Die Ursache ist zunächst unklar.
- Mo 10:15 – Ersatzlieferant kann 40 Prozent der Menge liefern, mit drei Wochen Vorlauf. Damit ist klar: Die Alternative schließt die Lücke weder vollständig noch rechtzeitig.
- Mo 13:00 – Größter Kunde fragt nach verbindlichen Lieferterminen. Er erwartet bis zum Abend eine Antwort und deutet an, sich sonst anderweitig zu orientieren.
Spätestens mit dem dritten Inject ist die Übung keine Beschaffungsfrage mehr. Die Teilnehmenden müssen entscheiden, wer die knappe Menge bekommt – und wer die Antwort an den Kunden gibt.
Die erste Entscheidung: Priorisierung statt Beschaffung
Die Entscheidung, die Sie zuerst testen sollten, ist die Priorisierung der Kunden – wer entscheidet, auf welcher Grundlage? Hinter dieser Frage stecken mehrere Teilfragen: Gibt es eine vereinbarte Reihenfolge? Wer darf sie anwenden oder ändern? Welche Informationen braucht die Runde dafür, und liegen sie vor?
Testen Sie die Priorisierung, nicht die Beschaffung. Lassen Sie den Einkauf ruhig parallel arbeiten, aber steuern Sie die Übung so, dass die Priorisierung nicht umgangen werden kann. Wenn die Teilnehmenden versuchen, das Problem mit einer weiteren Alternative zu lösen, kann die Übungsleitung mit einem kurzen Gegen-Inject antworten: Auch dieser Lieferant hat keine freie Kapazität.
Planen Sie für diese Phase ausreichend Zeit ein. Gerade hier zeigt sich, ob die Runde eine Entscheidung trifft, sie vertagt oder stillschweigend an den Vertrieb weiterreicht.
Rollen und Rahmen der Übung vorbereiten
Damit die Priorisierung tatsächlich geübt wird, müssen die richtigen Menschen im Raum sein. Laden Sie neben Einkauf und Operations ausdrücklich den Vertrieb und eine Person aus der Geschäftsleitung ein, die über Kundenprioritäten entscheiden darf. Fehlt diese Person, wird die Übung die entscheidende Frage höflich vertagen – genau wie im Ernstfall.
Legen Sie außerdem vorab fest, welche Unterlagen zur Verfügung stehen: Kundenliste, Lagerreichweiten, bestehende Pläne. Stellen Sie nur bereit, was es auch im Ernstfall gäbe. Wenn eine Kundenpriorisierung nicht existiert, sollte sie auch in der Übung nicht plötzlich auftauchen. Sprechen Sie zu Beginn kurz an, dass es um Lernen geht und nicht um Bewertung einzelner Personen. Das senkt die Hemmschwelle, offene Punkte offen zu benennen.
Was Beobachter notieren sollten
Beobachter sind der wichtigste Hebel für eine gute Auswertung. Geben Sie ihnen einen klaren Auftrag und einen einfachen Bogen. Folgende Punkte sollten sie festhalten:
- Zu welchem Zeitpunkt wurde erkannt, dass nicht alle Kunden bedient werden können?
- Wer hat die Priorisierung angestoßen, und wer hat sie entschieden?
- Auf welcher Grundlage wurde entschieden – vereinbarte Kriterien, Bauchgefühl oder der Druck einzelner Kunden?
- Welche Informationen fehlten, und wie lange hat es gedauert, sie zu beschaffen?
- Wer hat die Antwort an den größten Kunden formuliert und freigegeben?
Wichtig ist, dass Beobachter Zeitpunkte und Zitate notieren, nicht Bewertungen. Die Bewertung erfolgt später gemeinsam.
Wie Sie die Übung auswerten
Beginnen Sie die Auswertung mit einer einfachen Frage an alle: Wer hat die Priorisierung entschieden, und hätte es diese Person sein sollen? Die Antworten zeigen schnell, ob Zuständigkeiten klar waren oder ob sich die Entscheidung im Raum verteilt hat.
Vergleichen Sie danach die Beobachtungen mit dem, was in Ihrem Plan steht. Häufig zeigen sich drei Arten von Lücken: fehlende Kriterien für die Priorisierung, unklare Freigaben und Informationen, die zwar existieren, aber nicht schnell genug verfügbar sind. Halten Sie für jede Lücke fest, wer sie bis wann schließt. Wenn Sie die Übung kompakt durchführen wollen, eignet sich das Format eines Tabletops in 90 Minuten, das sich gut auf dieses Szenario übertragen lässt.
Wenn Sie die Übung extern begleiten lassen möchten, hilft ein Blick darauf, worauf es bei der Auswahl ankommt. Hinweise dazu finden Sie in unserem Beitrag Krisenübung beauftragen.
Nächster Schritt: Ihr eigenes Szenario üben
Ein Szenario wirkt am stärksten, wenn es auf Ihren tatsächlichen Abhängigkeiten aufbaut. Im BCM-Training mit Krisenübung entwickeln wir mit Ihnen ein passendes Szenario zum Lieferantenausfall, führen die Übung als Tabletop oder Vollübung durch und werten sie mit Ihnen aus – mit Fokus auf die Entscheidungen, die zählen.
Häufige Fragen
Wer sollte an der Übung teilnehmen?
Einkauf, Produktion beziehungsweise Operations, Vertrieb, BCM und mindestens eine Person aus der Geschäftsleitung, die die Priorisierung tatsächlich entscheiden darf. Ohne sie bleibt die zentrale Entscheidung eine Simulation.
Sollten die Teilnehmenden das Szenario vorher kennen?
Das Thema ja, die Injects nein. So bereiten sich die Teilnehmenden inhaltlich vor, erleben die Entwicklung der Lage aber unter realistischem Zeitdruck.
Wie oft sollte ein solches Szenario geübt werden?
Mindestens einmal im Jahr und zusätzlich nach größeren Veränderungen in der Lieferkette, etwa einem neuen Schlüssellieferanten oder einem neuen Großkunden.
