Ein Beispiel: Ein Lieferant meldet einen Ausfall, und die erste Frage im Krisenstab ist nicht „Was tun wir?“, sondern „Wer weiß, wie lange unser Bestand reicht?“. Die Antwort kommt nach zwei Stunden aus dem Einkauf – von der einzigen Person, die die Zahlen im Kopf hat. Diese Checkliste Lieferkette hilft Ihnen, solche Lücken zu finden, bevor der nächste Ausfall sie sichtbar macht.
Sie ersetzt keine vollständige Analyse und keinen Kontinuitätsplan. Sie beantwortet eine einfachere, aber im Ernstfall entscheidende Frage: Ist das, was Sie für eine schnelle Entscheidung brauchen, heute vorhanden – und für die richtigen Menschen verfügbar?
Wofür diese Checkliste Lieferkette gedacht ist
Viele Unternehmen haben ihre kritischen Lieferanten erfasst, eine Business Impact Analyse durchgeführt und Pläne geschrieben. Trotzdem vergehen im Ausfall die ersten Stunden mit Suchen statt mit Entscheiden. Der Grund ist selten fehlendes Wissen, sondern Wissen, das nicht entscheidungsreif ist: ohne Vorlaufzeit, ohne Namen, ohne Termin.
Die Checkliste richtet sich an Verantwortliche aus Operations, Supply Chain, Einkauf und BCM, die gegenüber der Geschäftsleitung berichten. Sie ist bewusst kurz gehalten, damit sie regelmäßig genutzt wird und nicht in einer Schublade verschwindet.
So nutzen Sie die Checkliste in einer Stunde
Laden Sie Einkauf, Produktion beziehungsweise Operations und BCM zu einem Termin von einer Stunde ein. Wählen Sie vorab die fünf Vorprodukte, deren Ausfall Ihre Lieferfähigkeit am schnellsten trifft. Gehen Sie die Fragen für jedes dieser Vorprodukte durch und beantworten Sie sie nur mit Ja, wenn die Antwort dokumentiert und für den Krisenstab zugänglich ist.
Jedes Nein ist kein Versagen, sondern ein Arbeitspunkt. Notieren Sie es mit einer verantwortlichen Person und einem Termin. Am Ende der Stunde haben Sie eine ehrliche Übersicht und eine kurze Liste mit Maßnahmen. Halten Sie die Runde bewusst klein und den Zeitrahmen fest – eine Stunde reicht, wenn niemand versucht, offene Punkte sofort in der Sitzung zu lösen.
Die Checkliste: vier Bereiche, elf Fragen
Abhängigkeiten
- Kritische Vorprodukte mit Reichweite bekannt?
- Wichtigste Unterlieferanten für diese Vorprodukte identifiziert?
- Reichweite für den Krisenstab ohne Rückfrage abrufbar?
Alternativen
- Alternative mit Vorlaufzeit und Kosten?
- Qualifizierung oder Freigabe der Alternative geklärt?
- Vorgehen festgelegt, wenn die Alternative nur einen Teil der Menge liefern kann?
Entscheidungen
- Freigabe für den Wechsel mit Namen?
- Schwellenwert für die Eskalation an den Krisenstab definiert?
- Kriterien für die Priorisierung der Kunden vereinbart?
Übung
- Nächste Übung mit Lieferantenausfall terminiert?
- Maßnahmen aus der letzten Übung umgesetzt oder mit Termin versehen?
Warum die Verfügbarkeit des Wissens zählt
Bei vielen Punkten der Checkliste ist das Wissen grundsätzlich vorhanden. Der Einkauf kennt die Reichweiten, die Produktion weiß um die Umrüstzeiten, der Vertrieb kennt die wichtigsten Kunden. Im Ausfall nützt das wenig, wenn diese Informationen an einzelne Personen gebunden sind, die gerade im Urlaub sind, im Gespräch mit dem Lieferanten stecken oder schlicht nicht erreichbar sind.
Eine Reichweite, die nur eine Person kennt, gibt es im Ernstfall nicht. Deshalb fragt die Checkliste nicht nur, ob eine Information existiert, sondern ob der Krisenstab sie ohne Umweg abrufen kann. Das gilt ebenso für Vorlaufzeiten, Kostengrenzen und Freigaben. Hinterlegen Sie diese Angaben an einem Ort, den alle Beteiligten kennen, und benennen Sie eine Vertretung für jede Rolle.
Antworten, die nach Ja klingen, aber Nein bedeuten
In der Prüfung fallen einige Antworten immer wieder, die beruhigend klingen, im Ernstfall aber nicht tragen. Achten Sie besonders auf diese Formulierungen:
- „Das weiß die Kollegin im Einkauf.“ – Dann ist die Information an eine Person gebunden und nicht für den Krisenstab verfügbar.
- „Wir haben drei Alternativen.“ – Ohne Vorlaufzeit und Kosten ist das eine Namensliste, keine Option.
- „Das entscheidet im Zweifel die Geschäftsleitung.“ – Ohne Namen und Schwellenwert ist das keine Freigabe.
- „Wir üben regelmäßig.“ – Wenn die letzte Übung keinen Lieferantenausfall enthielt oder ohne Termin für die nächste endete, zählt sie hier nicht.
Werten Sie solche Antworten als Nein und notieren Sie, was fehlt, damit daraus ein echtes Ja wird. Gerade diese Punkte sind meist schnell zu schließen, weil das Wissen bereits vorhanden ist und nur noch dokumentiert, geteilt oder entschieden werden muss.
Was nach der Prüfung passiert
Die Checkliste entfaltet ihren Wert erst, wenn die Ergebnisse weiterverfolgt werden. Drei Schritte haben sich bewährt:
- Berichten Sie das Ergebnis kurz an die Geschäftsleitung – mit den offenen Punkten, die nur sie entscheiden kann, etwa Kostengrenzen oder Kundenpriorität.
- Verfolgen Sie die Maßnahmen in Ihrem bestehenden BCM-Prozess, statt eine eigene Liste zu führen, die bald vergessen wird.
- Testen Sie die Ergebnisse in einer Übung. Ein kompaktes Format wie ein Tabletop in 90 Minuten genügt, um zu sehen, ob Freigaben und Reichweiten unter Zeitdruck tragen.
Wiederholen Sie die Prüfung mindestens einmal im Jahr und nach jeder wesentlichen Änderung in Ihrer Lieferkette.
Nächster Schritt: Lücken gemeinsam schließen
Wenn die Checkliste mehr offene Punkte zeigt als erwartet, unterstützen wir Sie gern. Im BCM-Training und in der Krisenübung arbeiten wir mit Ihren Teams an den Abhängigkeiten, Alternativen und Freigaben – und testen das Ergebnis an einem realistischen Lieferantenausfall.
Häufige Fragen
Muss jede Frage für jedes Vorprodukt beantwortet werden?
Für die fünf kritischsten Vorprodukte ja. Für weniger kritische Vorprodukte genügt es, mit den Fragen zu Abhängigkeiten und Alternativen zu beginnen.
Wer sollte die Checkliste verantworten?
In der Regel die Person, die BCM verantwortet. Die Antworten kommen aber aus Einkauf, Produktion und Vertrieb, und die offenen Entscheidungen gehören zur Geschäftsleitung.
Was tun, wenn wir viele Fragen mit Nein beantworten?
Priorisieren Sie. Beginnen Sie mit den Fragen zu Reichweite und Freigabe, denn ohne sie kann im Ernstfall niemand schnell entscheiden. Die übrigen Punkte folgen Schritt für Schritt.
Wie unterscheidet sich die Checkliste von einer Business Impact Analyse?
Die Analyse ermittelt, welche Prozesse und Vorprodukte kritisch sind und welche Auswirkungen ein Ausfall hätte. Die Checkliste prüft, ob das Ergebnis im Ernstfall nutzbar ist – mit Reichweite, Vorlaufzeit, Freigabe und Übung.
